Når alt kjent skal endres på en arbeidsplass

Bakgrunn

Produksjonen i Odda er allerede verdensledende på klimaeffektivitet, men i forbindelse med GZO er målet å bli verdens mest miljøvennlige prosessanlegg. En endring av en slik dimensjon går naturlig nok ikke av seg selv, og Bouvet hjelper Boliden med teknisk kompetanse, rådgivning innen endringsledelse – og kommunikasjon.

Behov for forståelse og oppslutning blant de ansatte....

I GZO-prosjektet er det ikke bare omfattende byggevirksomhet som påvirker arbeidshverdagen. Prosjektet framtvinger endring i hele organisasjonen og hos hver enkelt ansatt i Boliden Odda med hensyn til både konkrete arbeidsoppgaver og tilnærmingen til produksjonen, produksjonslinjen og den enkeltes plass i den. 

Endringer skjer verken problemfritt eller over natten. Folk må forstå dem – hva de går ut på, hvorfor de trengs og hva de vil bety for hver og en. Denne forståelsen er avgjørende i arbeidet med å forme en organisasjon som er villig til å delta, bidra og bygge opp under utviklingen og driften av framtidens fabrikk i Odda. Med andre ord – den er avgjørende for prosjektets suksess. 

...krevde en kommunikasjonsstrategi som ivaretok bedriftens særegne kultur

Konsulenten fra Bouvet Innhold & Kommunikasjon fikk i oppgave å skape et grunnlag for en helhetlig prosjektkommunikasjon, hvor målet var at selskapet, prosjektet og de ansatte skulle kunne arbeide ut fra samme utgangspunkt. Oppdragets konkrete leveranse var en kommunikasjonsstrategi, med et tilhørende budskapshierarki og kommunikasjonskonsept, samt plan og tidslinje for de påfølgende kommunikasjonstiltakene.

Arbeidet resulterte i at prosjektet fikk en historie, en idé som gjorde det lettere å skape en felles forståelse blant de ansatte av prosjektet, dets innhold, årsaker og konsekvenser. Dermed ble det også lettere å skape aksept for behovet for endringene og mulighetene som prosjektet skaper – og å redusere motstand og uvilje. 

Strategiarbeidet ble utført i samarbeid med prosjektorganisasjonen ved hjelp av samtaler og intervjuer med ansatte og ved bruk av kjente kommunikasjonsverktøy som Semeks Golden Circle. Målet var å skape forståelse for både prosjektet i seg selv og konteksten: selve sinkprosessen og de fysiske lokalene den foregår i, og kulturen som har blitt utviklet gjennom 100 års drift. Dette er nemlig helt avgjørende for at en slik strategi skal lykkes. 

Følgende leveranser ble gjort av Bouvet i prosjektet:

• Innsiktsarbeid med avsluttende behovsanalyse
  • Forberedelse og gjennomføring av samtaler og intervjuer
  • Vurderinger av behov
  • Anbefalinger gjort på bakgrunn behovsvurderinger
     

• Utarbeidelse av helhetlig kommunikasjonsstrategi og -konsept
  • Herunder føringer for innhold og formidling av innhold
  • Eksempler på bruk
  • Grafisk «look & feel»
     
• Overordnet plan for utrulling av tiltak med tanke på målgrupper, tematikk og kanaler 
• Herunder skisser til konkrete tiltak som bannere på byggeplass, beskjeder på intern-TV og intranett, samt skisser og ideer til film og events

Resultat: En samlende historie 

Kommunikasjonsstrategien og -konseptet ble umiddelbart tatt i bruk av prosjektet – i opplæring og coaching av ledere og i senere kommunikasjon mot ansatte. Tilbakemeldingene var gode. Konseptet ble sett på som samlende og i tråd med særpreget i Boliden-kulturen og Oddas industrihistorie. Det var tydelig at en slik helhetlig kommunikasjon, med tydelige retningslinjer og klare budskap, gjorde formidlingen enklere for lederne. De ansatte fikk knagger å henge det hele på, noe som økte forståelsen for endringen som helhet og for deres rolle i den.