Statkraft har spart 15 000 timer årlig ved å effektivisere regnskapsprosessen

Global effektivisering

Statkraft har kontorer over hele verden og ønsket mer effektive prosesser ved å organisere og strukturere ting på en god måte, samt å implementere forbedringer ved bruk av relevant teknologi. Målet var å få en global effektivisering av regnskapsprosessen slik at regnskap kunne ta på seg andre oppgaver, uten å øke antall ansatte. Løsningen ble etablering programmet, Global Accounting Continuous Improvement Program (GACIP).

Programmet er ikke et prosjekt, men en måte å jobbe på, og er tuftet på at kontinuerlig forbedring er noe som skal skje hele tiden. 

–Dette er vår tilnærming til hvordan vi skal operasjonalisere prosessen og kulturen knyttet til at kontinuerlig forbedring er noe som skal skje hele tiden, sier VP Head of accounting i Statkraft, Espen Øvergaard. 

Løsningen

Målet i GACIP-programmet er å ha kontinuerlig søkelys på lokale og globale forbedringer, for å finne, prioritere og ha en strukturert måte å følge opp ulike endringer, forbedringer og gevinster dette gir. 

–Teknologien er i en voldsom endring noe som gjør det vanskelig for selskaper å være på siste nytt til enhver tid. Med dette programmet vil det være mulig å redusere gapet mellom teknologi og business produktivitet, sier Robert Sipina, konsulent i Bouvet og programansvarlig for GACIP i Statkraft. 

Robert forteller videre at GACIP -programmet følger en smidig tilnærming. Hver GACIP-sak er adressert av et eget team som er relevante for oppgaven. I programmet defineres ikke strenge roller, oppgaver og tidslinjer for teamene. De er selvgående og setter tempoet ut fra tilgjengelighet, kompetanse og erfaring. De må også være tilpasningsdyktige, da det kan komme endringer som må iverksettes raskt, eller noe annet som må prioriteres. 

–Det handler om å jobbe mest mulig effektivt, jobbe sammen og oppnå de målene vi har blitt enige om, forklarer Robert.

Slik identifiseres en forbedring

Ved å stille følgende spørsmål:

1. Kan dette jeg gjør nå gjøres mer effektivt?
2. Er det jeg holder på med tungvint?
3. Er det noe repeterende jeg gjør som kan automatiseres og gjøres av en robot?
4. Hva slags problem ønsker vi å løse?
5. Hva er det som ikke fungerer?
6. Tar det mye tid
7. Hvordan kan vi jobbe smartere, raskere og sammen på en effektiv måte. 

Tre forskjellige vurderinger tas hensyn til når Statkraft prioriterer forbedringer som skal tas videre: 

1. Hva slags gevinst gir det?
2. Er det et legalt krav? 
3. Har alle geografiene fått sin andel av forbedringene da det er viktig at alle er med og at lokale forbedringer også får prioritet.  

166 forbedringer siden programmet ble innført

–Programmet brukes som en motor for å hele tiden jobbe med kontinuerlig forbedringer. Programmet har heller ikke en sluttdato, for dette tror vi er en måte som vi skal jobbe på også fremover, sier Espen Øvergaard. Han trekker frem spesielt to forbedringer som har hatt stor betydning. 

1. Fakturering: Mange av brukere slet med å finne riktig konto og dermed implementerte Statkraft en ny logikk som automatisk foreslår kode. Dette har bedret både kvaliteten og effektiviteten samt at brukerne har fått en bedre opplevelse. 
2. Implementering av robot: Roboten passer på innboksen til regnskap og sjekker alle e-postene. Den åpner og leser innholdet og sender de forskjellige e-postene til riktig selskap og avdeling. Den sjekker også om leverandør kan sende eFaktura, og kan den det, sender den automatisk e-post til leverandør med beskjed at Statkraft ønsker eFaktura neste gang.  Ifølge Øvergaard var innboksen en tidstyv og stor frustrasjon hos de ansatte og nå er det bare fantasien som setter en grense for hva denne roboten kan effektivisere. 

–Hittil har implementeringen av GACIP-programmet og effektivisering av regnskapsprosessen spart oss for 15 000 timer årlig. Det viser at det å aktivt søke effektivitetsgevinster og at summen av både store og små forbedringer gir den store fordelen, sier Espen Øvergaard avslutningsvis.