Da Sørlandet sykehus oppgraderte Microsoft 365-plattformen, fikk vi bistå med å sikre en vellykket implementering.
Sørlandet sykehus HF driver sykehusene i Agder, og er en del av Helse Sør-Øst. Hovedsykehuset ligger i Kristiansand, men det finnes også avdelinger i Arendal og Flekkefjord. De tre akuttsykehusene er i Arendal, Kristiansand og Flekkefjord.
Med over 7000 ansatte er god samhandling, dokumentlagring og arkivering mellom de ulike avdelingene, lokasjonene og ut mot pasientene, avgjørende for effektiv sykehusdrift. I mange år har sykehusene brukt Office 2016, men våren 2024 var tiden inne for å oppgradere til Microsoft 365-plattformen. Microsoft 365-plattformen tilbyr nye muligheter for sykehuset, inkludert verktøy som Teams, Forms og SharePoint.
Det er en stor oppgradering å gå fra Office 16 til Microsoft 365, og det var risiko knyttet til et sprikende bruker- og opplæringsbehov.
For å sikre en vellykket endringsprosess og innhente innsikt i hvordan beste praksis for å utnytte plattformen, ble Bouvet involvert. Det er Sykehuspartner som leverer og drifter den tekniske løsningen, IKT- plattformen og IT-support til Sørlandet sykehus og de andre helseforetakene i Helse Sør-Øst. Sykehuspartner var også ansvarlige for de tekniske aspektene ved oppgraderingen.
Noen av fordelene med å oppgradere til Microsoft 365 (M365) for Sørlandet sykehus:
Skybasert lagring
Med M365 får sykehuset tilgang til OneDrive og SharePoint. Dette betyr at administrative dokumenter kan nås fra hvor som helst, noe som er spesielt nyttig for helsepersonell som er i farta.
Forbedret samhandling
M365 inkluderer verktøy som Teams. Dette forenkler kommunikasjon og samhandling, og er tilgjengelig på mobile plattformer. M365 er godt tilrettelagt for mobilbruk, noe som gjør det lettere å kommunisere med helsepersonell uavhengig av lokasjon. SSHF vil om kort tid gi helsepersonell tilgang til mobile enheter som vil bidra til å gjøre samhandling enklere.
Skalerbarhet
M365 er skalerbart, noe som betyr at det kan tilpasses sykehusets behov etter hvert som det vokser eller endrer seg.
Forbedret analyse
Med M365 har sykehuset fått tilgang til flere målinger om hvor stor bruken er, så de kan følge opp tiltak for å sikre god bruk blant brukerne.
Integrasjon med andre systemer
M365 kan integreres med andre helse- IT-systemer, noe som kan forenkle arbeidsflyten og redusere behovet for manuell dataregistrering.
Slik jobbet vi med å sikre vellykket og smidig innføring
Et team fra Bouvet, med lang erfaring innen implementering av IT-systemer og Microsoft 365, bidro til at Sørlandet sykehus fikk gjennomført oppgraderingen på en god måte. Gjennomgående i arbeidet var å utnytte hele potensialet i plattformen.
Underveis i prosessen fungerte vi som et lokalt kontaktpunkt, både for Sykehuspartner og sykehuset. Vi arbeidet med å planlegge aktiviteter, gevinstrealisering og hvordan kommunisere effektivt med brukere i hele organisasjonen.
Vi jobbet med intern informasjonsflyt og tekniske utfordringer som er unike for Sørlandet sykehus. Vi var en del av mottaksprosjektet til Sørlandet sykehus, og samarbeidet hele veien tett med Sykehuspartner.
Forteller Miriam Skaar Stormark fra BouvetParallelt ønsket sykehuset å kartlegge hvordan de kunne ta i bruk Microsoft-produktene på nye måter. Vi bistod blant annet med å sette opp en gevinstrealiseringsplan som definerer gevinstene og hvordan de er tenkt å oppnås, når og hvordan de måles. Et mål var for eksempel å øke bruken av Teams. For å oppnå dette ble det viktig å tilby opplæring tilpasset de ulike rollene, for eksempel kurs i Teams på mobil. Når ansatte er trygge og kjent med Teams, vil det også øke bruken.
Sykehuset ønsket også bistand med opplæring ut i organisasjonen. Det er en kompleks organisasjon som er spredd utover mange lokasjoner og har varierende brukerbehov. Underveis bistod vi Sykehuspartner med å kartlegge tilbudene, brukerbehovene samt sette opp en foreslått kanalstrategi. Det vil si at vi kartla og utarbeidet en detaljert plan og oversikt over hvilke kanaler som var hensiktmessige å bruke og hvordan benytte dem for å kommunisere effektivt med målgruppene til sykehuset.
Kanalstrategien ble utformet med innsikt hentet fra workshops og samtaler vi gjennomførte med ressurspersoner og helsepersonell. Her så vi på oppgaver sammen og ble bedre kjent med deres hverdag og behov.
– Det er ikke enkelt å nå ut til alle i et foretak hvor du har klinikere som jobber med helt andre ting en Office-produkter. Informasjonsbehovet er stort, da oppgraderingen og endringene påvirker alle på et vis. Alle har epost og mange har behov for digital kommunikasjon med kollegaer, forteller Miriam Skaar Stormark fra Bouvet.
Hun legger til at det har vært veldig spennende å få jobbe tett sammen med SSHF og Sykehuspartner med å finne de gode løsningene.
Bouvet har bidratt med å etablere et solid M365-fundament ved Sørlandet sykehus. Det videre arbeidet med å utnytte hele potensialet i M365-plattformen starter nå hos oss selv, og vil være en langsiktig og kontinuerlig prosess. Vi vil takke Bouvet for støtten vi har fått. Dette har gitt oss god læring og viktige innspill knyttet til hvordan vi skal få til brukeradopsjon.
Kjetil Nyhus, direktør for teknologi og innovasjon, Sørlandet sykehus HFLurer du på noe? Vi hører gjerne fra deg
