Opplevde økt digital arbeidsglede etter å ha innført Microsoft 365

Bakgrunn og utfordring

I et team med konsulenter og ansatte i kommunen, har Bouvet i snart to år bidratt til å realisere gevinster, skape varig endring og verdi for den enkelte ansatte, for kommunen og til det beste for Oslo kommunes innbyggere. Å stimulere den digitale arbeidsgleden har vært en viktig del av arbeidet.

I 2021 innførte Oslo kommune Microsoft 365 som samhandlings- og kontorstøtteløsning.  Dette var en av de største IT-investeringene i Oslo kommune noensinne, og omfattet endringer i ulik grad for kommunens 54 000 ansatte. Det ble satt fire mål for innføringen:

1. Arbeide mer effektivt
2. Bedre sikkerhet og personvern
3. Økt medarbeidertilfredshet
4. Redusert klimaavtrykk

Byråd for finans var systemeier, og Utviklings-og kompetanseetaten (UKE) har hatt ansvar for innføring og nå forvaltning og videreutvikling av løsningen. I januar 2022 etablerte UKE et team med fire innleide endringsledere som skulle styrke forvaltningsteamet og tilby bistand til kommunens virksomheter. Bouvet, ved Marianne Røsby, var en viktig del av teamet sammen med konsulenter fra Stretch, KPMG, Atkins og Sopra Steria. 

Marianne forteller at teamet hadde flere funksjoner:

– Teamet skulle støtte kommunens gevinstrealisering og sikre varig endring av arbeidsvaner. Vi skulle hjelpe virksomhetene med å forbedre utnyttelsen av verktøyene i M365, bygge felles kunnskapskapital og legge til rette for en læringskultur, sier hun. 
 

Løsning og verdi for ansatte og for kommunen 

Dette er noen av leveransene Bouvet har levert som en del av teamet: 

Hybrid ledelse med digitale verktøy

Teamet har hele tiden jobbet proaktivt mot ledergrupper. De har en nøkkelrolle i å få til endring. Med Bouvetkonsulenten som viktig bidragsyter, har teamet utviklet kompetanseprogrammet: «Hybrid ledelse med digitale verktøy». Programmet bygger på forskningsresultater fra hybrid ledelse, og tar for seg hvordan ledere kan legge til rette for at ansatte skal jobbe mer effektivt gjennom bedre møter, dokumenthåndtering, samhandling, læring og deling. Flere av virksomhetene gått fra cellekontor til aktivitetsbasert arbeidsplass, en arbeidsform der de ansatte velger arbeidsplass ut fra oppgavene de skal gjøre. Da er det nyttig å reflektere over hvordan vi best mulig jobber sammen. 
Programmet har blitt svært godt mottatt  av  ledergruppene i kommunens vel 50 virksomheter. 

Lederprogram i Oslo kommune har fått bedre systemstøtte

Bouvet har også bidratt til at lederprogrammene til nye ledere i kommunen nå etableres og drives i samhandlingsverktøyet Teams. Dette har gitt deltakerne en egen digital samhandlingsarena som brukes mellom de fysiske treffene for å sikre tidlig involvering og læring, samt at tverrgående ledernettverk lever videre også etter at lederkursene er over. 

Digital arbeidsglede – et ukentlig frokostmøte 

Bouvet har hatt en nøkkelrolle i å planlegge og gjennomføre frokostmøter. Opp mot 200 deltakere har ukentlig fått erfaringer, opplæring og demo av verktøyene gjennom Teams. Målet har vært å motivere til økt, og bedre bruk av Microsoft 365 ved å dele konkrete eksempler fra kommunens virksomheter. Opptak av øktene er tilgjengelig som felles kunnskapsbank for alle. 

Sykehjemsetaten har fått ett sted å samle alle ledere

Gjennom tett samarbeid med HR i Sykehjemsetaten har Bouvet bidratt til å utvikle en digital lederskole for opplæring i driftsnære oppgaver. «Skolen» er bygget med verktøyene i Microsoft 365, Microsoft Teams og Stream, i tillegg til Workplace. Den digitale lederskolen tilbyr ukentlige sendinger, gjør opptak og samler dokumentasjon på ett sted. Ledere kan følge med live eller se opptak når det passer bedre. 

Fra e-post til SharePoint 

Et av målene med innføring av Microsoft 365, var at færre sender vedlegg på e-post. Gjennom kartlegging av dagens arbeidsprosess, bidro Bouvet til at samhandling mellom to av etatene ble flyttet fra e-post til SharePoint, og samhandlingen skjer nå på Teams. Noen av gevinstene er spart arbeidstid, slutt på saksbehandling på e-post, bedre dokumentkontroll, mindre manuell bilagsføring, færre utskrifter samt én felles kanal for samhandling. Dette har redusert risiko ved fravær og forenklet opplæring av nye kolleger. I tillegg bidrar færre e-poster til å nå målet om å redusere klimaavtrykket.

Fra filserver til SharePoint og OneDrive

Da Bouvet kom inn i teamet, var de fleste i gang med å flytte filer fra lagring på filserver til skylagring. Dette var en stor endring i måten å jobbe på og behovet for opplæring og forståelse for skylagring har vært stort. Teamet har formidlet verdien av å rydde og åpne opp dokumentområder for bedre samhandling. Ansatte melder tilbake at de forstår sammenhengen bedre og sparer tid på å lete etter filer når de har lært å søke og bruke funksjonaliteten i løsningen. For eksempel funksjonen som viser filer du eller kolleger nylig har jobbet i. 

Strekk “Arma i været” ble teamets varemerke for å hente energi

Varig endring er krevende og tar tid, og arbeidet krever mye energi. Marianne Røsby forteller at Bouvet var med å innføre et enkelt grep for å utløse energi hos ansatte. Store endringer starter i det små. Det begynte med at Bouvetkonsulenten strakk armene i været i et Teamsmøte og fikk de andre til å gjøre det samme.  Så fortsatte vi med det, sier Marianne. For å hente og skape energi, hjelper det å strekke armene i været. Dette har blitt teamets varemerke, og blitt en symbolsk handling i møter, workshoper og samlinger, og lederne er invitert til å holde selfie-stangen og ta bildene. 

Mindre knot og krøll i arbeidshverdagen

Bouvets visjon er å gå foran og bygge fremtidens samfunn. Vi har sammen med våre kunder utviklet tjenestekonseptet LØFT Microsoft 365 for å oppnå større verdi gjennom sikker, målrettet og smart bruk av mulighetene som ligger i Microsoft 365. Målet er å gjøre det enkelt for brukeren å gjøre en god jobb, og gjennom dette sikre at virksomheten er godt rustet for nåværende og fremtidige oppgaver. Dette konseptet ble benyttet i prosjektet hos Oslo kommune og har resultert i mindre knot og krøll i hverdagen. En innføring av nye digitale verktøy er imidlertid bare starten på en endringsreise fordi verktøyene endrer seg hele tiden og det vil alltid være et potensiale for forbedring av arbeidsprosesser og arbeidsvaner.