Endringsledelse var viktig i fusjonsarbeidet mellom to store aktører

Utfordringen

I forbindelse med fusjonen ble blant annet integrasjonsprogrammet HEI opprettet for å håndtere sammenslåingsaktiviteter. Programmet inkluderte utviklingen av “IT målbilde” for systemstøtte og IT-modernisering. Og “Leveransemotor” (LM) ble skapt for å sikre konsolidering av systemstøtten, og fungerte som en paraply for å oppnå fusjonens mål og IT-visjoner. Det var i sistnevnte program Bouvet var inne med flere konsulenter. 

Det var høy kompleksitet i Leveransemotorprogrammet. Flere større system-implementeringer gikk i parallell for å få bedre samhandling i dataflyt. Dette førte til store endringer i både forretningsprosesser og organisatoriske prosesser som berører og stiller store krav til styring, ledelse og omstillingsevne. Det ble derfor viktig å få endringsledelse inn i programmet. 

Løsningen

I praksis ble endringsledelse organisert med et team på 12 personer hvorav
3 fra Bouvet som ivaretok områdene kommunikasjon, interessenthåndtering
og opplæring opp mot prosjekter og linjen. I tillegg ble Operasjonssenter (OPS) etablert som beredskap for tiden under og etter "go live".

Bouvet tilførte programmet kompetansene: endringsledelse, planlegging, interessenthåndtering, kompetanseutvikling, kommunikasjon, prosessledelse/ fasilitering i oppbygning og organisering av operasjonssenteret. Dette arbeidet var en viktig suksessfaktor for Leveransemotor.

Bouvet sine konsulenter hadde blant annet disse rollene og oppgavene:  

Endringsrådgiver på programnivå fasiliterte interessentkartlegging og -analyse for programledelsen. Bisto med planlegging av innføring - og endringsledelse i programmet. Ansvarlig og utførende av endringsmåling og analyse. Ansvar for å fasilitere frem oppbygning og -organisering av et beredskaps rigg kalt
Operasjonssenter (OPS) for Go Live for hele programmet. Konsulenten var også endringsrådgiver i fem forskjellige IT-prosjekt med tilhørende verdistrøm. 

Opplæringsansvarlig og interessenthåndterer med ansvar for å sikre at opplæringsstrategi, opplæringsplan og -tilnærming ble ivaretatt i programmet og sikre atmålsettinger i strategien ble nådd. Konsulenten ledet og koordinerte to
opplæringskoordinatorer i endringsteamet og ivaretok dialog med relevante
prosjektledere og produsenter av opplæringsmateriell. Underveis og i
etterkant av driftssetting besto jobben av å følge opp at alle fikk tilstrekkelig
opplæringstiltak. 

Kommunikasjonsansvarlig og endringsleder med oppgave som kommunikasjonsansvarlig på programnivå, men også endringsleder for ett av prosjektene.  Konsulenten involverte seg i arbeidet med hele strategien
for endringsledelse, og var konseptuelt ansvarlig for flere av konseptene og
en rådgiver for de mer uerfarne deltakerne i endringsledelsesteamet.
Konsulenten bidro til å utvikle planverk for både endringsledelse og
herunder helhetlige kommunikasjonsaktiviteter. Konsulenten var også viktig
bidragsyter innenfor kommunikasjonsrådgivning for ledelsen i Elvia.

Verdi for kunden

Formålet med programmet Leveransemotorprogrammet i Elvia er å skape et endringsdyktig og fremtidsrettet nettselskap. Leveransemotor skulle sikre forretningens behov for å danne kostnadseffektiv drift av selskapet samtidig med høy kvalitet på leveranser og forsyningssikkerhet, dette gjennom å knytte prosess sammen med
moderne og fleksible IT løsninger.