Endringsledelse en viktig faktor i integrering av 1000 nye medarbeidere

Bakgrunn

Stortinget besluttet i 2019 å overføre de kommunale skatteoppkreverkontorer til de regionale skattekontorene. Formålet med overføringen var å styrke kampen mot arbeidslivskriminalitet og svart økonomi, styrke rettssikkerheten og likebehandlingen, gi forenkling for skattytere og mer effektiv ressursbruk. 

Det ble foreslått at skatteoppkreveroppgaver skulle utføres ved alle landets 56 skattekontor (unntatt Svalbard). Det skulle i utgangspunktet benyttes til sammen 918 årsverk til oppgaven i Skatteetaten, 429 færre enn pr 31.12.2018. Samlet var det anslått at en overføring av oppgaven til Skatteetaten ville føre til en årlig nettoinnsparing på 370 mill. kroner.

Prosjektet Skatteoppkrever 2020 skulle gjennomføre overføringen av de kommunale skatteoppkreverne på en sikker og effektiv måte, uten tap av proveny (skatteinntekt), tillit eller vesentlige negative konsekvenser for produksjon og arbeidsmiljø.
 

Endringsledelse ble viktig i arbeidet

Hovedmål for prosjektet var å planlegge og gjennomføre overføringen av
skatteoppkrevingsoppgaver og berørte ansatte fra kommunene til Skatteetaten. 

Prosjektet omfattet personalprosessen, ny organisering, overføring av oppgaver, systemtilpasninger, administrativ tilrettelegging og endringsledelse. Bouvet fikk muligheten til å bidra til å forberede og gjennomføre overføringen av skatteoppkreverne fra kommunene til Skatteetaten, innen områdene endringsledelse, prosess, test og beredskap. 

For endringsledelse var utfordringen å integrere nye medarbeidere inn i et nytt arbeidsmiljø med nye kollegaer, ny sjef, ny kontorplass, nye systemer og nye arbeidsmåter. Det var i tillegg ikke mulig å kommunisere direkte med de berørte ansatte i kommunene, og korona gjorde at prosjektet måtte tenke på nye måter og legge om på alle planer. 
 

Noen av våre roller og oppgaver i prosjekter: 

Delprosjektleder endringsledelse fra Bouvet hadde ansvaret for å sørge for at alle berørte parter ble godt ivaretatt med informasjon, opplæring og
annen type oppfølging. Rollen etablerte og fulgte opp milepæls- og leveranseplaner, risikostyring og budsjettansvar for delprosjektet. Denne rollen inngikk i prosjektledelsen og rapporterte til prosjektleder. Rollen ledet et team på 18 personer i delprosjektet.

Rollen ledet områdene 

• Kommunikasjon
• Interessenthåndtering
• Kompetanse
• Ledelse og kultur

Delprosjektleder prosess, test og beredskap fra Bouvet hadde ansvaret for kartlegging av nåværende prosesser, endre og designe nye prosesser, teste prosessene både faglig og med systemene som ble utviklet.
Delprosjektet bestod av ca 40 fagpersoner fordelt på ulike fagteam, samt en prosessekspert og en testansvarlig. Det ble beskrevet og tegnet 130 prosesser som igjen fortløpende ble gjennomgående testet når systemutviklingen var ferdig. 

Beredskapsansvarlig fra Bouvet bygget opp en beredskapsorganisasjon fra linjen, og utarbeidet og gjennomførte risikoanalyse av uønskede hendelser. Rollen var også ansvarlig for å sette opp og drive Skatteetatens beredskapsmøte i beredskapsperioden etter overføring. 

Verdi for kunden

Overføringen innebar behov for omfattende endringer i Skatteetatens fagsystemer. Prosess- og systemforbedringer har også ført til gevinster både for Skatteetaten og for skattytere. Eksempler på det er etablering av landsdekkende oppgaveløsning for veiledning, regnskap og innkreving, integrasjon mot Statens Kartverk, utleggstrekk for skatt via a-meldingen, bruk av robotteknologi for bestilling av konto- eller saldoutskrift og digital kommunikasjon med brukere.