Samskaping og mange iterasjoner gir resultater!

Arbeidet med de nye læreplanene vil treffe hele skole-Norge: Lærere, skoleledere, skoleeiere, foresatte og elever. Planene skal tas i bruk fra høsten 2020, men allerede fra høsten 2019 begynner planleggingen for alvor hos skoleeiere og i skolene. En brukervennlig læreplanvisning er første skritt mot at det nye læreplanverket skal bli brukt slik utdanningsmyndighetene nå ønsker - som et nyttig arbeidsverktøy. Da er det viktig med brukerinvolvering, som også var et uttalt mål for konseptutviklingen helt fra starten av. Dette har vi gjort gjennom samskaping, ved at både fagfolk fra Utdanningsdirektoratet, brukere i utdanningssektoren og vi konsulenter har vært med å skape konseptet sammen ved å være kreative, utvikle, foredle og forbedre for å gjøre læreplanvisningen mest mulig brukervennlig.

“I dette oppdraget har Bouvet på kort tid lært oss å jobbe med metoder for samskaping på tvers av brukere, interessenter og egne fagfolk. Vi har hatt stor glede og nytte av å arbeide tett med profesjonelle og meget kompetente konsulenter som kjenner utdanningssektoren godt.”                                  

Helge Lund, kommunikasjonsdirektør, Utdanningsdirektoratet

Utdanningsdirektoratet har et omfattende kunnskapsgrunnlag om bruken av dagens læreplaner, og det er klare politiske føringer om at det nye læreplanverket i langt større grad skal tydeliggjøre den overordnede delen og vise brukerne sammenhenger i og mellom fag, med fokus på dybdelæring og tverrfaglighet. Her er selvsagt også selve innholdet i læreplanene høyst relevant og interessant, og vi har vært tett på de som skriver innholdet, selv om vi ikke har vært aktive i innholdsproduksjonen.

Hva har Bouvet bidratt med?

Tre konsulenter fra Bouvet har i vel et halvt år vært med på å utforme et konsept for ny læreplanvisning. Konseptet med kjernefunksjonalitet er levert, og det skal nå videreutvikles. Den omfattende brukerinvolveringen har også tatt fram mange andre idéer til funksjonalitet som undersøkes nærmere. Alt handler om at brukerne, og særlig lærerne, skal få gode og brukervennlige læreplaner som støtter dem i det daglige læringsarbeidet.
Bouvet har bidratt med kompetanse innen interaksjonsdesign, informasjonsarkitektur, ulike former for prosessmetodikk i brukerinvolveringen, prosjektledelse og endringsledelse – kombinert med lang erfaring fra oppdrag i utdanningssektoren. Bouvet er veldig fornøyd med fortsatt å bistå i videre konseptutvikling, i tett dialog med tekniske utviklere fra Creuna og direktoratets egne fagfolk.

       Figur 1 Marit C. Synnevåg, Torbjørn Helland Solhaug og Stian Danenbarger

Et samskapingsprosjekt i flere faser er gjennomført. En rekke fagfolk fra direktoratet, relevante interessenter, parter i arbeidslivet og ikke minst mange brukere fra skolesiden har deltatt i prosessen, både ansikt-til-ansikt og digitalt. Både den direkte dialogen og den kreative og interaktive samskapingsprosessen sammen med brukerne har vært og er avgjørende, og supplerer den digitale dialogen og online testing. Begge deler er nødvendig for å få ordentlig innsikt i behovene!

Vi planla og fasiliterte to prosessrunder på til sammen ca. 1 måned hver. Hver runde handlet om samskaping i flere faser, med kontinuerlig forbedring - fra manuelt tegnede skisser som er videreforedlet og etter hvert digitalisert ved hjelp av tegneprogrammet Sketch (www.sketchapp.com) og prototypet via Invision (www.invisionapp.com) – for så å bli videreutviklet igjen. I alt 11 iterasjoner er gjennomført. Gjennom stadig nye iterasjoner ble nye idéer og forslag lagt til, og konseptet ble mer konkret og forbedret. Bildet nedenfor viser en av ca. 35 skisser. Skissen er på dette tidspunktet uten grafisk design, men har fanget opp krav som direktoratet må ha med.
 
 

Figur 2: Eksempel på en læreplanskisse

Hvordan har vi gjort det?

Læreplanarbeid har høy prioritet i Utdanningsdirektoratet. Prosessen ble nøye planlagt –den var transparent, og interessenter internt og eksternt ble kartlagt. Ikke minst ble det brukt mye tid til informasjon for å skape både entusiasme og interesse.

Det var viktig for oss å finne det gode grepet tilpasset direktoratets kontekst, andre pågående prosesser og de politiske føringene. Vi valgte å kombinere og tilpasse metoden Google Design Sprint, som opprinnelig går over fem dager, og verdenskafé-metoden, som er en workshop-variant. Som figur 3 nedenfor viser har vi jobbet i seks faser i to runder.

Figur 3: Samskapingsprosess i seks faser over 3-4 uker

Kartleggingen handlet om å etablere et felles kunnskapsgrunnlag, gjennom syntese av diverse rapporter og intervjuer av et utvalg brukere. I skissingen jobbet hver enkelt med håndtegnede skisser ut fra sin forståelse av målsetningen. Dernest fasiliterte vi en hel dags verdenskafé hvor brukerne, lærere, skoleledere og skoleeiere var i flertall. De ble utfordret til selv å designe, videreutvikle og ikke minst forbedre skissene til ny læreplanvisning – ut i fra sine behov i skolehverdagen. Resultatet fra denne samskapingen ble overført til en digital versjon av skissene, som ble publisert og gjenstand for både intern og ekstern online kommentering. Avsjekken ble gjennomført som en form for evalueringsrunde. Konseptet modnet og utviklet seg gjennom at ulike brukere og direktoratets egne fagfolk bidro til stadig forbedring og konkretisering. Ut fra disse kommentarene gjorde vi en del justeringer før skissene ble brukertestet.

Etter den første brukertestingen gjorde vi ytterligere forbedringer og detaljeringer, før vi gjentok prosessen hele veien fra kartlegging til brukertesting. I den andre runden var status for skissene en viktig del av kunnskapsgrunnlaget, og fokus var på hvilken funksjonalitet som kunne supplere det vi allerede hadde kartlagt.

Prosessen inneholdt ulike former for kreativ jobbing, både individuelt og gruppebasert. Etter den første runden foretok vi en evaluering av prosessen, som ledet til noen mindre justeringer i den andre runden. En viktig grunn til å bruke ca. 3-4 uker per runde er å rekke den nødvendige forankringen internt hos oppdragsgiver slik at ulike interessenter blir involvert og hørt.

I hele perioden har vi som konsulentteam jobber svært tett på oppdragsgiver, så samskapingen har også handlet om felles dialog, planlegging og gjennomføring av selve oppdraget. Den tette dialogen med kunden gjennom hele oppdraget har gjort det enkelt å levere godt.

Hvorfor samskaping?

Å skape løsninger sammen kan ikke skje uten direkte dialog og samhandling. Det er ikke tilstrekkelig å involvere brukerne i sluttfasen, eller satse på informasjon og høringsrunder. Brukerne må delta aktivt fra starten av, som premissgivere og eksperter. Uten konkret å involvere brukerne og få deres forslag og vurderinger, utforske deres behov, skape løsninger sammen med dem og teste mulige løsninger underveis i prosessen, kan man vanskelig tenke seg at brukervennlighet blir annet enn gode intensjoner og glasur. Vi er overbevist om at samskaping som viser åpenhet rundt prosesser, gir tillit og bygger relasjoner mellom myndigheter, målgrupper og brukere. Omdømme og legitimitet kan dessuten påvirkes på en positiv måte. Den bredt anlagte prosessen Bouvet her har fasilitert, har dessuten skjedd i tett dialog med mange fagfolk og interessenter hos kunden – slik at ulike faglige perspektiver og hensyn er inkludert. Som konsulenter opplever vi at vi har utviklet en samskapt leveranse som har fått modne over tid til det beste for alle parter.