Med medarbeiderreisen som verktøy får du oversikt og kontroll på alle steg i løpet av ansettforholdet – fra rekruttering, ulike livsfaser i arbeidslivet og til arbeidsforholdet opphører.
Her kan du lese hvordan vi har jobbet sammen med Statnett for å kartlegge floker og få oversikt over alt en medarbeider kan trenge å vite, eller gjøre i løpet av sin tid som ansatt.
Utfordringen
HR i Statnett hadde planer om å lage en ny personalhåndbok. Den de hadde var mindre brukervennlig med mye tekst, vanskelig navigering og fokus på regler fremfor fremgangsmåte.
Avdelingen hadde en visjon om å bruke mindre tid på enkle spørsmål der svaret står i personalhåndboken. De ønsket i større grad å bruke tid på saker som krever skjønnsmessige vurderinger og der "human touch" er nødvendig og gir verdi. For å få til dette, må personalhåndboken være enkel å bruke og lett å finne frem i.
Prosjektet
For å få oversikt over medarbeidernes brukereise, og de interne prosessene rundt ansattforholdet, begynte vi med å kartlegge medarbeiderreisen. Ved å gjennomføre workshoper med HR- og lønnsavdelingen, fikk vi innsikt i deres virkelighet og utfordringer. Hvor er det floker og hvor kan vi forenkle for begge parter?
Med innsikt fra workshop som bakteppe, dybdeintervjuet vi flere medarbeidere. Hvordan er brukeropplevelsen, innholdet og prosessene? Er det enkelt eller vanskelig?
Vi gjennomførte 20 semistrukturerte intervjuer for å få pulsen og holdningene direkte fra medarbeiderne og ledere. Innsikten ga oss noen hypoteser som vi ønsket å bekrefte eller avkrefte. For å bekrefte disse, sendte vi ut en kvantitativ spørreundersøkelse.
Ved å gjennomføre workshoper med intern HR og lønn, fikk vi innsikt i deres virkelighet og utfordringer. Hvor er det floker, hvor kan vi forenkle for begge parter?
Målet er å få en flokefri medarbeiderreise og å jobbe mer datadrevet. Da frigjør vi tid som vi kan bruke på de sakene som virkelig trenger en "human touch.
Anne Flagstad, direktør for Mennesker og Bærekraft.Slik jobbet vi
Medarbeiderreisen er et viktig verktøy for å kartlegge hvordan en tjeneste oppleves fra brukerens perspektiv. Bouvet foreslo derfor en todelt leveranse; kartlegging av medarbeiderreisen, i tillegg til å se på behovene i en ny personalhåndbok. .
Innsikt i målgruppen
For å forstå utfordringene og mulighetene i arbeidshverdagen til medarbeidere, trengte vi innsikt og kunnskap om målgruppen og deres behov.
Innledningsvis kjørte vi en todagers workshop med syv personer fra Statnett. Vi kartla brukerne, så på risiko og muligheter i prosjektet, og vi begynte å skissere opp medarbeiderreisen.
Hva tenker medarbeiderne?
Etter det innledende innsiktsarbeidet og workshoper, intervjuet vi 20 medarbeidere i Statnett. Vi spurte dem om de hadde behov for personalhåndboken, og hva de likte eller ikke likte med den. I tillegg identifisere vi positive og negative opplevelser medarbeidere hadde i sin arbeidshverdag.
Service blueprint
I siste fase av prosjektet brukte vi all innsikten til å mappe opp hele medarbeiderreisen. Service blueprint er en visualisering av en brukerreise og alle kontaktpunkter i denne. Her viser den medarbeidernes viktigste oppgaver og hendelser og kobler det med interne prosesser og systemer.
Service blueprint samler ulike perspektiver og går på tvers av siloer og prosjekter for å finne ut av hvordan du møter brukerne dine.
Design sprint
Med utgangspunkt i innsikten og medarbeiderreisen, gjennomførte vi en designsprint. Gruppen fikk utforske andre gode løsninger og brukeropplevelser som vi kunne inspireres av.
Vi brukte kjernemodellen for å definere de viktigste sidene og prioritere innhold. I kjernemodellen tar man utgangspunkt i brukernes og forretningens viktigste oppgaver. Deretter jobber man sammen med de viktigste interessentene for å prioritere. På kort tid laget to utviklere en prototype i M365 og SharePoint, som på forhånd var valgt som teknisk løsning. Deretter brukertestet vi på et knippe medarbeidere for å få raske svar på løsningen.
Utrolig hvor mye vi fikk til i løpet av så kort tid. Veldig gøy!
Marianne Bille, seniorrådgiver, Organisasjonsutvikling og kompetanse
Verdi for Statnett
En fullstendig kartlegging av medarbeiderreisen er et nyttig verktøy for å identifisere hvilke floker det skal jobbes videre med. Det gir også en god oversikt over alle prosesser og aktiviteter og blir et nyttig verktøy med tanke på prioritering av innsats og ressurser. Det kan være smertepunkter ved onboarding, fravær, permisjon eller lignende.
En visualisering gir alle en felles forståelse av situasjonen her og nå, og er et fint utgangspunkt for samtaler og oppgavefordeling. Avslutningsvis hadde vi en design sprint, der vi fikk opp en ordentlig prototype av personalhåndboken i SharePoint. I etterkant er det opprettet et produktteam som skal jobbe med innhold og struktur i personalhåndboken. Produktteamet har også fokus på god implementering og fortsatt utvikling og forvaltning av personalhåndboken.
Les flere av våre historier og prosjekter her
