Ny rapportdatabase skal sørge for bedre innsikt og samarbeid på tvers

Utfordringen

Hovedoppgaven til hovedredningssentralen og tilsvarende organisasjoner i andre land i de arktiske regionene er å håndtere hendelser som havari til sjøs, skogbrann og radioaktivitet. Når slike hendelser oppstår lages det rapporter som dokumenter og evaluerer hendelsene. Disse brukes til videre læring i form av øvelser og utvikling av planverk, samt som innsikt til forskere og analytikere som ser på likheter og ulikheter på tvers av disse rapportene for å forbedre og optimalisere prosessene.

Rapporter fra hendelser og øvelser har frem til nå ligget i en rekke databaser og systemer. Derfor søkte hovedredningssentral om ressurser til å bygge Arctic Lessons Learned Arena for å samle denne informasjonen på ett sted for alle de arktiske landene. Databasen skulle lages for, og i samarbeid med EPPR, som er en arbeidsgruppe i Arctic Council Working Group

Løsningen

Arctic Lessons Learned Arena er en database med erfaring- og evalueringsrapporter som skal brukes som plattform for å samle innsikt og dermed gjøre det mulig for involverte parter å hente lærdom fra store øvelser og hendelser i de arktiske regionene. Løsningen skal gjøre det enkelt for brukerne å identifisere styrker og svakheter samt dele gode fremgangsmåter og evaluere og planlegge øvelser.

Formålet med Arctic Lessons Learned Arena er å sikre at den nevnte informasjonen lagres på en systematisk måte, slik at det er enkelt for brukerne å søke opp ved inngående analyse, læring og planlegging.

Brukeren skal kunne søke, laste opp, kategorisere og få tilgang til rapporter på en intuitiv og brukervennlig måte. Søk og opplasting av rapporter skal derfor skje ved filtrering. Kategorisering basert på hendelsestype, øvelsestype, stikkord, nøkkelutfordringer og beste praksis er felt brukeren skal kunne fylle ut.

Innebygd i plattformen benyttes også kunstig intelligens som leser gjennom rapportene og finner trender på tvers av dem.

Slik har vi jobbet

Plattformen har blitt utviklet basert på smidige prinsipper med høyt fokus på sluttbrukere og store rom for å gjøre tilpasninger underveis basert på ny innsikt og testing. Teamet har bestått av en produkteier fra kunden, en smidig prosessleder, en utvikler med høy kompetanse innen CMS-et Drupal og to designere, der den ene ledet workshops med kunden og den andre var ansvarlig for designprototypene. 

For å forstå brukerne best mulig kjørte vi to workshops med et utvalg sluttbrukere på tvers av beredskapsorganisasjonene. Disse sluttbrukerne ble valgt ut fordi de kom til å benytte seg av plattformen på ulike måter basert på hva de jobbet med. I løpet av workshopene presentere vi informasjon om hvilke muligheter som ville komme i løsningen, samtidig som vi også kartla ulike typer sluttbrukere.  Sammen med disse sluttbrukerne utviklet vi noen konseptskisser som skulle dekke de viktigste oppgavene i systemet.

På grunn av både kompleksitet i systemet samt begrenset med tid og ressurser var denne kartleggingen helt essensiell for å kunne levere en best mulig løsning. Disse prioriteringene ble gjort i tett samarbeid med kunden.

Underveis i prosjektet kjørte vi demo av prototype, MVP og utrulling av første versjon med kunden der vi tilrettela for tilbakemeldinger og videre prioriteringer.

Verdien

Arctic Lessons Learned Arena gir Hovedredningssentralen og tilsvarende organisasjoner i andre land i de arktiske regionene et samlet sted å lagre rapporter og lærdom fra både øvelser og hendelser. Når alt nå er samlet på et sted og gjort søkbart er det enklere å finne og dele denne informasjonen med andre. På denne måten blir det også enklere å gjenbruke relevante øvelser på tvers av ulike team og organisasjoner i ulike land. 

For analytikere og forskere som ser på tvers av rapporter vil en velutviklet søkemotor og filtrering være svært nyttig for å finne relevante rapporter innen temaet som er i fokus. Det er også lagt til en rekke andre hjelpemidler for å gjøre det enklere å finne riktig innhold som blant annet populære rapporter, populære tags, relaterte rapporter og statistikk. Med tanke på statistikk får brukerne også hjelp av kunstig intelligens, som vil kunne gi analytikere og forskere en formening om hvilke områder det kan være verdt å se nærmere på.