Hvordan lykkes med å rulle ut nytt CMS til 700 publisister?

Om Fagforbundet

Fagforbundet er landets største arbeidstakerorganisasjon med nesten 400 000 medlemmer. Deres hovedoppgave er å sikre medlemmene gode og trygge lønns- og arbeidsvilkår og et anstendig arbeidsliv. 

Utfordringen

Fagforbundet sitt hovedkontor er lokalisert i Oslo og her holder informasjonsavdelingen og nettredaktøren hus. I tillegg har Fagforbundet rundt 18 000 tillitsvalgte over hele landet. Det er disse tillitsvalgte som fungerer som webansvarlige for sine lokale eller regionale nettsider.

Det er ikke forventet at de tillitsvalgte skal ha kompetanse og kjennskap til publiseringsløsninger.  

Da Fagforbundet skulle flytte alt innholdet sitt over til Optimizely var en av suksessfaktorene å sette opp en publiseringsløsning som er enkel å bruke og samtidig tilby opplæring og veiledning til alle publisister.

I tillegg er krysspublisering av artikler en viktig brukeroppgave for sentrale publisister.

Slik gjorde vi det

Oppdraget ble utført av et felles team fra Fagforbundet og Bouvet hvor Bouvet stilte med arkitekt, utviklere, prosjektleder og en opplærings- og innholdsansvarlig, mens Fagforbundet stilte med produkteier, redaksjonelle ressurser og teknisk ansvarlig for eksisterende systemer.

Gjennom noen få fysiske møter, faste digitale møter og aktiv bruk av felleschat, har teamet jobbet godt sammen og hatt et stort felles eierskap til løsningen gjennom hele prosessen. 

Før vi begynte å se på selve løsningen, gjorde vi en kartlegging av brukerbehovene. Vi intervjuet tretten publisister på ulike nivåer; tillitsvalgte, nestledere og ansatte på hovedkontoret. I tillegg hadde vi masse svar fra en spørreundersøkelse som Fagforbundet hadde hatt på nettsidene sine.

Denne innsikten ga oss masse nyttige tilbakemeldinger om hva publisistene synes var vanskelig med dagens løsning, hva de likte og hva de ønsket seg. Vi satt deretter opp en liste med de viktigste brukerhistoriene og brukerreisene.

Mens utviklerne jobbet med å konfigurere opp et tilpasset brukergrensesnitt for å gjøre publisering enkelt og intuitivt, brukertestet vi løsningen på et representativt utvalg redaktører for å sikre at vi var på rett vei.

De som skulle teste løsningen fikk tilsendt en kort brukerveiledning og en video i forkant av testen. Testen besto av enkle oppgaver som å logge inn og legge ut artikkel med bilde og bildetekst. De aller fleste løste oppgavene enkelt og greit og responsen var overveiende positiv. 

"Denne løsningen her – det er jo en drastisk forbedring fra det vi har. Veldig intuitivt – jeg bare trykka masse!"

- Tillitsvalgt hos Fagforbundet

Resultatet

Med Fagforbundets nettsider trygt forankret i en ny Optimizely-løsning, har Fagforbundet fått en stabil, trygg og fremtidsrettet publiseringsløsning. Bouvet har gjennomført syv kurs for til sammen rundt 400 tillitsvalgte og ansatte i Fagforbundet og tilbakemeldingene på kurset var gjennomgående gode.

For å sikre kontinuerlig opplæring av nye tillitsvalgte har vi utarbeidet en brukerveiledning for publisering og en egen nettside med forklaringsvideoer til de ulike sidemalene og blokkene i Optimizely. 

Gjennom godt samarbeid og landsdekkende opplæring av 18 000 tillitsvalgte, har Fagforbundet sikret seg at hele organisasjonen spiller på lag. Noe som kommer både medlemmene og hele Fagforbundet til gode.