Endringsledelse sentralt i innføring av ny porteføljestyringsløsning for Equinor

Utfordringen

Endringsledelse har vært avgjørende for å sikre en smidig overgang til nye arbeidsmåter og verktøy i Equinor og har skapt motivasjon og engasjement for endringen.

– Når ansatte forstår hvorfor endringen skjer og hvordan den vil påvirke er de mer tilbøyelige til å støtte den. Gjennom god endringsledelse har vi sammen med Equinor kunnet identifisere og håndtere motstand tidlig, og dermed redusere risikoen for at endringen mislykkes sier Monica Juuhl, endringsleder fra Bouvet.

Hun forteller videre at ved å tilby opplæring, kommunikasjon og støtte til ansatte har Equinor sikret at alle nødvendige prosesser og verktøy er på plass for en effektiv implementering. Ved å fokusere på endringsledelse har de ikke bare sikret at endringen blir gjennomført, men også vedlikeholdt og støttet den nye porteføljestyringsløsningen.

Bakgrunn

Equinor og Bouvet har utviklet en lavkodeløsning i samarbeid med Microsoft. Løsningen standardiserer porteføljestyring og områdeplanlegging på norsk og internasjonal kontinentalsokkel. Den består av Power Apps, arbeidsflyter, forretningsregler og Power BI, og henter data fra Equinors kildesystemer.

Fordi løsningen krevde nye måter å jobbe på har endringsledelse vært viktig i forbindelse med utrulling. Bouvet har derfor hatt et Development Team som har jobbet med utvikling av lavkodeløsningen, og et User Focus Team som har hatt ansvar for alt innsiktsarbeid knyttet til brukere, prosesser og løsning.

User Focus Team har også hatt ansvar for endringsledelse, og for utrulling og adopsjon av nye måter å arbeide på både i Norge og internasjonalt. Teamet har jobbet både med de operative og strategiske endringsprosessene, inkludert prosesskartlegging, interessentoppfølging, kommunikasjon og kompetanseutvikling. I tillegg har Bouvet bistått med teamledelse for Development Team og User Focus Team.

Slik løste vi det

Endringsledelsesteamet har jobbet tett med utviklingsteamet gjennom hele prosjektet. I startfasen etablerte endringsleder sentrale analyser, inkludert en tidlig versjon av interessent- og endringsanalysen, og forankret en overordnet plan for endrings- og innføringsledelse basert på tilnærmingen til Prosci Change Management og ADKAR-modellen.  Målet var å gi støtte til alle berørte interessenter gjennom endringsreisen de hadde foran seg.

Endringsledelse ble tidlig organisert inn i arbeidsstrømmer for interessentoppfølging, kommunikasjon, kompetanse og prosessarbeid. Planer for disse arbeidsstrømmene ble utarbeidet på bakgrunn av de innledende analysene, som kunne si noe om hva endringene bestod i, og hvem som ville bli berørt.

Underveis i prosjektet ble det gjennomført regelmessige endringsmålinger via spørreundersøkelser rettet mot berørte interessenter og målgrupper for opplæring. Disse målingene etablerte et nullpunkt, evaluerte fremdriften og fungerte som en evaluering av opplæring og kompetanseutvikling.

Endringsledelsesteamet samarbeidet tett med tjenestedesignere og UX-designere i prosjektet som blant annet bidro med å samle brukerinnsikt i tidlig fase, noe som dannet grunnlaget for konseptutvikling og testing. Resultatene fra brukertestene ble brukt til å utvikle prototyper og tekniske oppgaver, som ble overlevert til utviklingsteamet for funksjonell testing. Kompetanseansvarlige bistod med brukertesting og ga innspill til utviklingsteamet om funksjonalitet og brukerbehov.

Etter utviklingsfasen ble løsningen innført med pilotgrupper for å teste prosessen og redusere risiko. Opplæring i den nye løsningen ble gjennomført av kompetanseansvarlige, som også utarbeidet hjelpetekster og fungerte som support for brukerne. Kommunikasjonsarbeidet var sentralt gjennom hele prosjektet, med målsetning om å informere, trygge, motivere og forankre endringene hos interessentene.

Vellykket implementering

Innføringen av porteføljestyringsløsningen ble vellykket både i Norge og internasjonalt. Nye versjoner av løsningen og forbedringer på prosessen for porteføljestyring i Equinor, ble gjennomført kontinuerlig og smidig.

Metoder og verktøy som ble brukt

I oppdraget har Bouvet sine konsulenter hatt roller som teamledere, endringsleder, interessentoppfølger, kommunikasjonsansvarlig, kompetanseansvarlig, UX designer, tjenestedesign, utviklere (backend, frontend, Power App, data foundation), data visualisering (Power BI), funksjonelle arkitekter, scrum master og kvalitetssikring/test.

Prosjektet har fulgt smidige prinsipper og Scrum-metodikk med tre ukers sprinter, og Azure DevOps til å organisere og håndtere oppgaver. Endringsledelsesteamet gjennomførte egne sprint reviews med nøkkelinteressenter og kunder for å sikre kontinuerlige tilbakemeldinger og tilpasning til kundens behov.

Teamet har brukt Prosci Change Management, spesielt ADKAR-modellen, for planer og aktiviteter innen endringsledelse. Fremdriftsplaner, interessenthåndtering, endringsmålinger og risikovurderinger baseres på denne modellen.

Kompetanseansvarlige har i tillegg benyttet velkjente pedagogiske metoder som train-the-trainer prinsippet og har etablert et superbrukernettverk for å sikre nødvendig kompetanse etter prosjektets slutt. Kompetanseutvikling har skjedd kontinuerlig gjennom brukerinvolvering, testing og opplæring, og blitt evaluert i retrospektive møter.

Verktøy som Azure DevOps, MS Teams og Miro er brukt for samhandling, og Figma for design.