Hvordan går man fra utfordring til testet løsningsforslag på under en uke? Gjennom to runder med Idéuka har vi samarbeidet med Trøndelag fylkeskommune og Matematikksenteret for å gjøre nettopp dette.
Hva er Idéuka?
Idéuka er en metodisk tilnærming inspirert av Google Design Sprint, der et tverrfaglig team får fire dager til å utforske en reell utfordring som kunden står overfor. Gjennom en strukturert prosess basert på design thinking-prinsipper, går teamet fra innsikt og idéutvikling til prototyping og brukertesting. Resultatet (en prototype av et løsningsforslag) er ofte et godt utgangspunkt for veien videre i forprosjekt eller søknad om finansiering.
Aktivitetene i idéuka
Dag 1: Fasilitator introduserer idéuka og aktivitetene, og teamet blir bedre kjent med hverandre. Kunden presenterer seg selv og casen, gir innsikt i nå-situasjonen og forteller om utfordringene de ønsker å løse. Videre jobber teamet med innsikt (research), bearbeiding av innsikt, mulighetsrommet, idégenerering og løsningsforslag.
Dag 2: Teamet forberedes på smidig tankesett, prototyping og brukertesting. Resten av dagen går med til å prototype løsningsforslaget. Kunden stiller seg tilgjengelig for spørsmål.
Dag 3: Teamet fortsetter med løsningsforslaget og jobber med oppgaver som klargjør for brukertesting av sin prototype. Kunden stiller med brukere som tester løsningsforslaget slik at gruppa får tilbakemeldinger og innsikt fra reelle brukere. Videre sorteres og bearbeides innsikten og løsningen justeres ut i fra de viktigste tilbakemeldingene. Denne dagen får teamet også et foredrag om presentasjon og innsalg av sitt løsningsforslag, før de arbeider videre med prototypen.
Dag 4: Løsningsforslaget ferdigstilles og presentasjon forberedes.
Dag 5: Teamet presenterer løsningsforslaget for kunden.
Case 1: Trøndelag fylkeskommune
I den første runden av Idéuka jobbet et team på tre utviklere og to designere med en case for Trøndelag fylkeskommune. Oppgaven var å utforske hvordan Trøndelag fylkeskommune kan gjøre prosessen for teknisk plangodkjenning enklere for alle parter.
Om Trøndelag fylkeskommune
Trøndelag fylkeskommune er en politisk styrt organisasjon med fylkestinget som øverste besluttende organ. Fylkeskommunen har en sentral samfunnsutviklerrolle i Trøndelag og tar avgjørelser i alle viktige og prinsipielle saker som omhandler fylkeskommunens virksomhet. Fylkeskommunen skal også peke ut en retning for utviklingen i fylket.
Kilde: Organisasjonspolitikk, 2023-2027, Trøndelag fylkeskommune
Utfordringen
Trøndelag Fylkeskommune har ansvar for godkjenning av søknader knyttet til tiltak på eller langs fylkesvegområder. I denne sammenheng skal det inngås en gjennomføringsavtale før igangsetting, og søknader sendes inn via en digital søknadsportal. Dagens løsning er preget av manuelle rutiner og omfattende bruk av e-post, noe som medfører betydelige utfordringer knyttet til effektivitet, oversikt og dokumentasjon.
Det var et behov for å etablere et mer effektivt og digitalt samhandlingsløsning som:
- Sikrer bedre oversikt og sporbarhet i saksgangen
- Reduserer manuelle prosesser og risiko for feil
- Forbedrer veiledning og kvalitet på innsendte søknader
- Legger til rette for elektronisk signering og automatisert arkivering
Løsningsforslag
Løsningsforslaget teamet utviklet gjennom idéuka var en nettleserbasert dashboard-løsning som viser de ulike delene av saksbehandlingen.
Det første brukeren ser er en tabelloversikt over alle søknader, hvor frister, statuser og eventuelle merknader kommer frem. Her kan brukeren se hvilke nye søknader som er kommet inn og klikke seg inn på den enkelte. Saksbehandlere får dermed en total oversikt over hvilke fagpersoner som har gitt sine vurderinger, samt kommentarer og om det er meldt avvik til søkeren. Her finnes også en oversikt over alle planlegninger og informasjon om siste oppdateringer av andre avdelinger og søkeren.
Med en integrert kartvisning kan saksbehandleren også raskt se hvor søknaden gjelder. Den detaljerte saksoversikten på høyre side gjør at alle aktører involvert i saken kan følge med på sakshistorikken og på hva som er status akkurat nå. Dermed får brukeren en total oversikt og kan være trygg på hva som skjer i saken til enhver tid.
En helhetlig og oppdatert oversikt over hele saksforløpet bidrar til mer effektiv saksbehandling, bedre samhandling og økt trygghet for både saksbehandlere og søkere.
«Det var nesten litt overveldende å se løsningen som ble laget ut ifra våre behov og ønsker, på så kort tid. Akkurat noe sånt vi så for oss! Vi tar absolutt med oss dette videre inn i prosessen med å utvikle en saksbehandlingsløsning for teknisk plangodkjenning»
Lisbeth Joramo, Teamleder, Trøndelag fylkeskommuneCase 2: Matematikksenteret NTNU
I den andre runden med Idéuka jobbet et team på én designer, tre utviklere, én rådgiver og én testleder med en case for Matematikksenteret NTNU. Her var oppgaven å utforske hvordan Matematikksenteret kan følge opp lærere de er i kontakt med via nettverk, konferanser og kompetanseutviklingsløp på en bedre måte – i sanntid og på sikt – og samtidig samle inn nyttig forskningsdata.
Om Matematikksenteret NTNU
Matematikksenteret NTNU (Nasjonalt senter for matematikk i opplæringen) er et senter som jobber med kompetanseutvikling, forskning, formidling og utvikling av læringsressurser, i tett samarbeid med praksisfeltet. Senteret sitt formål er å bedre kvaliteten i matematikkopplæringen i Norge og å skape mer interesse og engasjement for matematikk. Senteres målgrupper er ansatte i skolen, barnehagen, lærerutdanningene, skole- og barnehageeiere, forskere og PP-tjenesten.
Utfordringen
Svært mange lærere er i kontakt med Matematikksenteret i løpet av et år. Kommunikasjonen med lærerne kan være utfordrende og det er mye enveiskommunikasjon og bruk av “tradisjonelle” kommunikasjonskanaler (e-post, nyhetsbrev og sosiale media). Dette fungerer tilsynelatende greit, men senteret ønsket seg et verktøy som gjør det mulig å følge opp målgruppen tettere – over tid – og dermed legge bedre til rette for at lærere er bedre rustet til å endre sin undervisningspraksis.
Verktøyet skulle være en fleksibel samarbeidsplattform som sikrer en effektiv og målrettet kommunikasjon og dialog. Målet var å gi lærerne informasjon, tips om fagressurser og undervisningsmateriell, og samtidig gi dem mulighet til å delta i nettverk/diskusjonsforum, både med og uten Matematikksenterets involvering. De ønsket også at plattformen skulle inneholde funksjonalitet for å samle inn kvantitativ forskningsdata.
Løsningsforslag
Gjennom Idéuka utviklet teamet en prototype på en digital samhandlingsplattform, designet i Figma som wireframes. Ved innlogging med single sign-on får brukerne tilgang til et personlig dashboard, hvor de kan tilpasse sin profil og få anbefalt relevant innhold. For eksempel kan lærere angi hvilken klasse de underviser i, og få forslag til undervisningsressurser som er relevante for deres nivå. Plattformen inneholder funksjonalitet for forum knyttet til nettverk og arrangementer, der deltakere kan kommunisere med hverandre og med Matematikksenteret. I tillegg tilbyr løsningen en helhetlig arrangementsmodul med påmelding, QR-billetter og tilbakemeldingsskjema.
For forskningsformål er det lagt til rette for innsamling av kvantitative data via spørreskjema og analyse av forumaktivitet. Forskere kan logge inn med egen tilgang og hente ut relevant data fra plattformens datalagre.
Plattformen legger til rette for toveis-kommunikasjon og faglig dialog mellom lærere. Dette gir rom for erfaringsdeling, faglig utvikling og kontinuerlig støtte, og bidrar til at kompetanseutvikling i større grad fører til varig endring i praksis.
“Jeg er imponert over hvordan det tverrfaglige teamet gikk systematisk til verks for å løse en relativt utfordrende problemstilling. Resultatet ble en oversiktlig, brukervennlig og mye mindre kompleks løsning enn vi hadde sett for oss i utgangspunktet. Det er kanskje det beste med Idéuka: Bouvet leverte noe som overrasket oss! Vi hadde mange ideer som Bouvet hjalp oss med å konkretisere. Vi tenker å gå videre med ideen og tror andre lignende fagmiljø også kan ha nytte av et slikt kommunikasjonsverktøy”.
Beate Horg, kommunikasjonsleder ved Matematikksenteret.
Interessert i å høre mer om hvordan idéuka kan hjelpe din virksomhet? Ta kontakt med oss!
.png.jpg?quality=85)
