Kreativ og effektiv arbeidsdag med Microsoft Copilot

Utfordringen

Schjødt ønsket å oppnå en effektiv og sikker implementering av Microsoft 365 Copilot i hele organisasjonen. Hovedmålet var å gjøre det til et integrert verktøy for en kreativ og effektiv arbeidshverdag, og de ønsket å utnytte verktøyets potensiale for å forbedre arbeidsprosesser og øke produktiviteten blant ansatte.

For å oppnå dette ønsket de å:

• Gjennomføre vurderinger av risiko og nødvendige beskyttelsestiltak for å sikre trygg bruk
• Tilby opplæring for å sikre at ansatte kunne utnytte verktøyet fullt ut
• Sikre at alle ansatte ble engasjert og komfortable med bruken av Microsoft 365 Copilot
• Tilrettelegge for en smidig overgang for bruk av Microsoft 365 Copilot og håndtere eventuelle usikkerheter og spørsmål

Løsningen

Som teknologipartner har Bouvet bidratt med følgende:

Vurdering av potensialet til Copilot:

Bouvets konsulenter hjalp Schjødt AS med å forstå og bli bedre kjent med Copilot. Blant annet hvordan verktøyet kunne hjelpe med å være mer produktive når de bruker kontorapplikasjoner som Word, PowerPoint, Excel, Teams og Outlook.

Vurdering av risiko:

Copilot kan få tilgang til flere informasjonskilder i organisasjonen og det var en risiko for å vise innhold brukeren feilaktig har tilgang til. Bouvet jobbet tett med nøkkelinteressenter fra kundens side for å vurdere og redusere disse risikoene.

Støtte av pilotgruppen:

Bouvet jobbet tett med pilotgruppen for å teste og utforske bruken av teknologien og tilrettela for hyppige møter slik at medlemmene kunne stille spørsmål, få råd og dele erfaringer. Dette gjorde at de ble så godt kjent med verktøyetat de bisto resten av organisasjonen ved full implementering.

Gjøre Schjødt i stand til å få mest mulig ut av Copilot:

Som en del av utrullingen av Copilot har ansatte blitt tilbudt introduksjonstrening for å lære hvordan de kan utforske og bruke verktøyet i egne arbeidsprosesser. Dette inkluderte et introduksjonsprogram over en periode på 9 uker med fokus på praktisk bruk. Programmet inneholdt 6 én-times økter etterfulgt av ukentlige Q&Aøkter med tid imellom for individuell testing og utforskning.

I tillegg fikk dedikerte ambassadører ekstra opplæring før felles opplæringsøkter, både for å kunne tilrettelegge felles opplæring best mulig mot relevante arbeidsprosesser og for å bedre kunne støtte egne brukere innen aktuelle tema. Dette fokuset på kompetansebygging blant superbrukerne bidro til en praktisk og verdiøkende tilnærming til bruken av Microsoft 365 Copilot, og økte sjansene for en vellykket og varig implementering.

Verdi for kunden

Verdi for kunden Gjennom pilotprosjektet og utrullingen av Microsoft 365 Copilot oppnådde Schjødt verdi på områder som er relevante for virksomheter som ønsker strukturert og trygg innføring av KI i Microsoft 365:

• Trygg og kontrollert implementering: Schjødt tok i bruk Copilot på en sikker og strukturert måte, basert på grundige vurderinger av risiko, informasjonssikkerhet og tilgangsstyring. Dette sikret trygg forvaltning av data og la et solid grunnlag for videre utvikling.
• Styring og forankring: Prosjektet etablerte klare rammer for bruk av Copilot i hele organisasjonen. Gjennom risikovurdering, pilotstruktur og gradvis utrulling fikk Schjødt erfaring med hvordan styringsmekanismer bidrar til kontrollert innføring av ny teknologi.
• Kompetanse og læring: Et strukturert opplæringsprogram over ni uker, kombinert med ambassadørordning og jevnlige Q&A-økter, gjorde de ansatte i stand til å bruke Copilot på en trygg og verdiskapende måte. Det styrket læringskulturen og reduserte behovet for ekstern støtte.