Hjalp Oslo kommune med rekrutteringsbase for frivillig helsepersonell på to uker

Den 16. mars oppfordret Oslos byrådsleder, Raymond Johansen, alle Oslos innbyggere med helsefaglig kompetanse, som ikke allerede er i aktiv tjeneste, om å melde seg til innsats. Oslo kommune kom raskt i gang med å utvikle en rekrutteringsbase for å kunne håndtere de registrerte som hadde meldt seg og få de ut i arbeid for å dekke behovene i virksomhetene. Vi stilte Marthe et par spørsmål om hvordan hun har jobbet med å utvikle basen:

Navn: Marthe Frøshaug

Stilling: Konsulent og fagansvarlig for interaksjonsdesign i Bouvet øst

Hvordan fungerer rekrutteringsbasen?

Vi har laget en rekrutteringsbase for Oslo kommune, hvor koordinatorer i 18 virksomheter, bestående av bydeler og etater, kan finne tilgjengelig helsepersonell som innehar kompetanse og erfaring de har behov for. Disse koordinatorene er primærbrukerne av basen og deres oppgave er å finne aktuelle kandidater, ta kontakt og vurdere kandidatene for ansettelse. I basen kan de blant annet filtrere etter relevante parametere som utdannelse, erfaring, autorisasjon, språk, stillingsprosent, ønsket arbeidstid og lokasjon.

 

Kan du fortelle litt om teamet, din rolle og hvordan dere har jobbet?

Teamet startet som en liten kjerne på fire personer. Det var meg som interaksjonsdesigner, en tjenestedesigner, en organisasjonsutvikler og en utvikler. Gjennom prosessen har teamet vokst. To backend utviklere, en frontend utvikler, en designer og en kommunikasjonsansvarlig er nå også med på laget.

Jeg har i dette prosjektet jobbet sammen med resten av teamet for å forstå behovene til virksomhetene, strukturere innsikt og lage en strategi for bruk av basen. Basert på dette grunnlaget, har jeg hatt ansvaret for å designe og følge opp utviklingen av selve basen. Det er tenkt at denne basen skal være en støtte til eksisterende rekrutteringsrutiner internt i hver virksomhet, hvor virksomhetene parallelt med omdisponering av ressurser internt samt rekruttering lokalt, kan bruke basen som et verktøy for å finne helsepersonellet de har behov for.

For å få til en så effektiv utviklingsprosess som mulig, har vi jobbet tett med- og involvert brukerne i alle ledd av prosessen. Dette har gjort at vi har sikret at vi hele veien har laget noe de har behov for. 

Hvordan kom du inn i prosjektet?

Jeg jobbet opprinnelig i Team Min side i Origo i Oslo kommune, men fra og med 18. mars har jeg sammen med mitt nye og helt fabelaktige team jobbet med denne rekrutteringsbasen. Nå jobber vi videre med denne basen frem til det ikke er mer behov for helsepersonell i Oslo kommune, som selvfølgelig styres av smitteutviklingen fremover som vi ikke har forutsetning for å si noe om. Av den grunn rigger vi nå basen for worst case scenario, slik at vi er forberedt om situasjonen forverrer seg.

Hva har dere hatt fokus på i utviklingen?

Fokuset har hele tiden vært på brukerne av basen, altså Oslo kommunes virksomheter. Vi har hatt daglig kontakt med brukerne for å verifisere behov for funksjonalitet, så de har vært tett med for å forme basen sammen med oss ved brukertesting og daglige videosamtaler.

For at denne basen skulle være enkel å ta i bruk og være nyttig i rekrutteringsprosessen i denne ekstraordinære koronasituasjonen, kartla vi koordinatorenes eksisterende rekrutterings- og ansettelsesrutiner, og tilpasset basen vår til disse, slik at den fungerte med disse rutinene. Det viste seg at hver virksomhet hadde litt ulike rutiner og at det derfor var helt essensielt at basen tok høyde for dette, slik at alle, uavhengig av eksisterende rutiner, fikk en god opplevelse av å bruke den.

Vi har som også hatt mye fokus på prosessen til kandidatene som har meldt seg til innsats. Målet har vært at de gjennom hele prosessen skal føle seg ivaretatt av kommunen, gjennom forventningsstyring og kontinuerlige tilbakemeldinger og oppdateringer. Dette har vi gjort ved å tegne en brukerreise av hele rekrutteringsprosessen fra koordinatorenes og kandidatenes perspektiv for å forstå hvordan de frivillige på best mulig måte skulle ivaretas gjennom sin kontakt med Oslo kommune.

 

Et annet område vi har hatt fokus på i utviklingen har vært å heve datakvaliteten på kandidatene som har registrert seg. Vi har jobbet og jobber kontinuerlig med dette i form av flere tiltak, som for eksempel å etterspørre mer informasjon via e-post og SMS eller ved å eliminere de som ikke er kvalifisert basert på gitte kriterier, slik at koordinatorene finner de mest aktuelle for sitt behov.

Hvordan har det vært å jobbe med dette prosjektet?

Det har vært veldig givende å jobbe med noe som gir så mye mening i en så meningsløs tid. Å føle at man kan bidra kjennes godt. Vi er en sammensetning av mange flinke folk som jobber i samme retning for å bidra til å gjøre Oslo kommune til et trygt sted å være i koronasituasjonen. Vi kjenner alle på en motivasjon til å gjøre en ekstra innsats for Oslo kommunes innbyggere.

Hva har du lært av dette prosjektet?

Jeg har lært at man ikke trenger å tenke at ting skal være så perfekt hele tiden. Å ha fokus på det viktigste brukerne har behov for og gi brukerne dette i form av en MVP tankegang, har vært nøkkelen til at vi har fått til mye på så kort tid i denne prosessen. I en så intensiv tidsperiode som vi har vært gjennom, måtte vi virkelig kutte funksjonalitet ned til kjernen for å få ut noe raskt, uavhengig av hvordan det så ut. Når motivasjonen er at basen kan bidra til å redde liv, blir det raskt veldig lett å kutte funksjonalitet og få opp noe enkelt som fungerer.