Utrulling av forretningssystem

Utfordringen

I august 2018 fikk vi en bestilling fra Statkraft Tofte AS om at de ønsket å tilpasse konsernets ERP løsning for å kunne håndtere prosessene rundt den delen av virksomheten som omhandler Biomasse. Målsetningen var at ERP-systemet skulle forenkle og forbedre prosessene rundt innkjøp, salg, varemottak og lagring av tømmer, samt selve produksjonen og salg av flis (Biomasse). Systemet skulle være ferdig implementert og klart til å gå på lufta 1.januar, med support fra januar til midten av februar.

Løsning

Biomassedriften går nærmere forklart ut på at Statkraft Tofte AS kjøper inn store mengder tømmer, som fraktes til Tofte hvor det lagres før det kuttes opp til flis. Videre selges og fraktes flisen til biomassekundene for å brennes som biobrensel. Håndtering av blant annet fliskutting og lossing og lasting av båter gjøres av underleverandører, og medfører også en del administrativt arbeid. Alt dette, inkludert det økonomiske rundt driften, har vi nå forenklet og knyttet sammen i SAP.

Gjennom å knytte de tidligere nevnte prosessene sammen i SAP, har vi forbedret og forenklet prosessene til Statkraft Tofte AS, samt gjort logistikken enklere og forbedret funksjonaliteten i forretningssystemet.

Dette er hva vi har implementert i SAP-løsningen til nå:

• Masterdata og organisasjonsstruktur, samt at vi har definert roller og ansvar.
• Innkjøpsforespørsler (behandling av alle forespørsler og tilbud, samt oversikt og kontroll over alle kontrakter)
• Innkjøpsordre, samt behandling av varemottak og innkommende fakturaer.
• Lagerhåndtering av tømmer, ompostering til flis og lagerhåndtering av flis.
• Salgsordrebehandling med vareuttak og utgående faktura.
• Regnskaps- og fakturahåndtering.
• Overordnet rapportering av hvordan alt dette spiller sammen.

Arbeidsprosess og gjennomføring

Det som var litt spesielt med dette prosjektet, var den relativt korte tidsfristen. Heldigvis var derfor første steg i prosessen enkelt; nemlig å få en oversikt over Statkraft Tofte AS sine prosesser. Dette hadde vi nemlig god innsikt i fra før gjennom tidligere samarbeid, så det tok ikke lang tid før vi kunne starte implementeringen.

Når vi begynte implementeringen var én av de største suksesskriteriene at vi gikk ut i test veldig tidlig, lenge før løsningen var ferdigstilt. I disse testene tok vi med oss nøkkelressurser hos kunden og informerte om at dette ikke var en akseptansetest, men en test hvor vi skulle vise hvordan dette kan, og vil bli løst. Vi noterte oss forbedringer fra testene, og fortsatte denne prosessen gjennom hele prosjektet. Vi testet omtrent hver 14 dag, noterte oss feil og forbedret løsningen.

Det var også gjennom hele prosjektet en felles forståelse for at vi jobbet med å implementere en standard SAP-løsning. Det som ikke var nødvendig å få klart til fristen ble parkert og prioritert opp i fase 2. De viktigste suksesskriterier for prosjektet har vært; trygghet, gode prosessbeskrivelser, Statkraft SAP-mal og at alle var innstilt på å bruke standard-SAP

Effekt

Det Statkraft Tofte AS nå sitter igjen med, er mye større kontroll på hele biomassedriften. Tidligere jobbet de nemlig etterskuddsvis i SAP. Først når leveransen var på vei til kunden, oppdaterte de SAP og laget faktura til kunde.

Etter at vi nå har implementert SAP i alle ledd, vet de blant annet nøyaktig hvor mye tømmer som kommer inn til enhver tid, gjennom en avtale med hovedleverandøren av tømmer som er registrert i SAP. De har også nå full oversikt over lageret og logistikken rundt dette, samt full oversikt over alle papirer som opprettes både til shippingselskapet og til kunden. I tillegg sjekkes nå fakturaene fra leverandøren automatisk mot varemottak i SAP.

Vi har også gjennom hele prosjektet hatt som mål at kompetansen skal sitte igjen hos kunden. Når vi har gjort noe, har vi aldri gjort det alene uten noen fra Statkraft Tofte AS. Dette førte til at de hadde gode forutsetninger for å ta over forvaltningen når prosjektet var ferdig.