Fjerner tidstyvene – med app for statsansatte

Utfordring

Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) er statens ekspertorgan på styring i staten. De legger til rette for god styring i staten og forvalter utredningsinstruksen og økonomiregelverket, og leverer lønns- og regnskapstjenester. Bouvet sitt samarbeid med DFØ startet i 2014 da regjeringen startet en omfattende kampanje for å fjerne tidstyver i offentlig sektor.  

Flere undersøkelser ble gjennomført, og for DFØ sin del var det mange funn i rapporten som pekte på at brukergrensesnitt på deres systemer hadde stort forbedringspotensial.

DFØ gikk dermed til anskaffelse av en mobil plattform for å modernisere deres selvbetjeningsløsninger med bistand fra Bouvet.

Løsning

Dette ble starten på samarbeidet vårt og vi har utviklet og vedlikeholdt mobil- og desktopløsninger for DFØ sitt lønns- og HR-system. 

Applikasjonen kan blant annet brukes til å:  

• Føre reiseregninger og utgiftsrefusjoner 
• Registrere tid og sende inn honorarskjema 
• Se lønnsslipper og tidssaldo
• Registrere ekstra skattetrekk
• Vedlikeholde personalopplysninger

Ledere kan godkjenne oppgaver i applikasjonen, og initiere utbetaling av godtgjørelse for sine stedfortredere.

Den helhetlige løsningen fokuserer på brukeropplevelse og effektivitet med en solid og sikker plattform i bunn. Løsningen er tilgjengelig for iOS og Android og kan brukes på alle flater, både mobil, nettbrett og desktop. Den tekniske løsningen er en hybrid-app og er bygget på en plattform fra Neptune Software og SAP, selve løsningen er utviklet av Bouvet.  

Prototyping og brukertesting har hatt en sentral rolle i utforming av løsningen. For å sikre god gjenkjennelse hos brukerne, er brukergrensesnittet lagt tett opp til Google Material Design. Eksisterende forretningslogikk og all informasjon i SAP gjenbrukes. Løsningen har tilgang til  funksjoner på de mobile enhetene som kamera for bilder. Produktene utvides løpende med ny teknologi som blir tilgjengelig fra Google, Apple og produsentene av mobile enheter som eksempel 3D trykk og autentisering av fingeravtrykk. 

Teknologi

Løsningen leveres på Neptune UX Plattform, som er en SAP sertifisert applikasjonsutviklings-plattform. Appene på toppen er hybrid Fiori apper med effektivt og smidig brukergrensesnitt. Mobilplattformen det hele kjører på benytter ID-porten for to-faktor autentisering, og hele løsningen er tilrettelagt på en trygg og sikker måte med kryptering av både data og kommunikasjon. 

Effekt

– Dette viser at løsninger med stor effekt ikke trenger å være store og kompliserte, der man bytter ut et helt stort system. Her er det laget en enkelt løsning som er lagt på toppen av et eksisterende system, men der brukeropplevelsen blir helt annerledes, Paul Chaffey, Statssekretær i Kommunal- og moderniseringsdepartementet, på sin blogg i april 2016. 

Dagens løsninger er tilrettelagt for å være effektive og enkle å bruke uten opplæring. Den er tilgjengelig for DFØs over 200 000 sluttbrukere som får effektiv og fleksibel systemstøtte for håndtering av sine daglige arbeidsoppgaver.  

Resultatet er mindre tid på  administrative oppgaver som føring av reiseregninger og timer. De nye løsningene er en viktig faktor for DFØ når de gjør avtaler om tjenesteleveranser til nye kunder innen offentlig sektor. Som en annerkjennelse på arbeidet som er blitt gjort mottok DFØ Statens "Tidstyvdusør" av daværende kommunal- og moderniseringsminister Jan Tore Sanner og finansminister Siv Jensen.  

Direktøren i Datatilsynet, Bjørn Erik Thon, la ut denne Twitter-meldingen etter at applikasjonen ble lansert: