Ny og forbedret løsning gjør det enklere for innbyggere i Trøndelag å søke utdanning i voksen alder

Utfordringen

Det er mange som har behov for utdanning i voksen alder. Det kan være personer som av en eller annen grunn har falt utenfor normal studieprogresjon, innvandrere eller flyktninger med hull i utdannelsen fra sitt hjemland, eller som trenger å godkjenne sin utdannelse for å praktisere i Norge. 

Når en person skal søke om voksenopplæring, er det mange aktører involvert: Fylkeskommunen har ansvar for budsjetter, takster og den overordnede styringen. Trøndelags åtte «koordinerende skoler» har ansvar for vurderingen av søknaden, tildele fag, organisere klasser og lignende. Dette gjør de i tett dialog med regionens «samarbeidsskoler», som også må involveres i søknadsløpet.

Nettsiden for søknad hadde tidligere begrenset funksjonalitet og var lite intuitiv for brukeren. Dette førte til at mange søknader var mangelfulle, eller at en rådgiver måtte hjelpe søker med utfylling og innsending. Som en følge av dette hadde eksisterende løsning lav brukertilfredshet og krevde mye offentlige ressurser. Selve saksbehandlingen involverte mange parter, og saksbehandlerne måtte ta i bruk telefon, E-post, SMS, egenutviklede IT-systemer, delte dokumenter, videokonferanser, i tillegg til en rekke manuelle prosesser. Dette la en uforholdsmessig stor byrde på saksbehandlerne.

Trøndelag fylkeskommune ønsket seg en ny løsning som var brukervennlig og intuitiv for brukerne. Dette skulle resultere i høyere grad av komplette søknader (uten bistand) og dermed forenkle saksbehandlingen. Den nye løsningen skulle forenkle arbeidet for saksbehandlerne, samtidig som det skulle gi oppdatert informasjon til interessenter og beslutningstakere i regionen.

Løsningen

For å redusere usikkerhet og sikre at vi hadde tatt høyde for kompleksiteten i løsningen, gjennomførte vi først en forfase. I fasen kartla vi behovene til de ulike aktørene, identifisere de ulike IT-systemene som var i bruk og hvordan disse passet inn i eksisterende arbeidsflyt. Dagens situasjon ble utfordret og vi utformet et målbilde for arbeidsflyt og teknisk løsning. Vi var nå klare til å ta fatt på utviklingen!

Vi satt sammen et kjerne-team, bestående av tre utviklere, tjenestedesigner og prosjektleder. I tillegg ble det definert en arbeidsgruppe hos kunden, der representanter fra alle interessentene var representert. Deres oppgave var å detaljere behov, arbeidsflyt og gi tilbakemelding på arbeidet underveis i utviklingen.

Den endelige løsningen vi har utviklet består av en søknadsløsning, en saksbehandlingsløsning og en overordnet administrasjonsmodul. Disse fungerer slik:

1. I søknadsløsningen kan brukerne søke om veiledning, avklaring og opplæring, slik at de fullt ut kan realisere sitt potensiale i jobbmarkedet.
2. Saksbehandlingsløsningen gir rådgivere de nødvendige verktøyene til å vurdere søkerens rett til utdanning, skreddersy opplæringsplaner tilpasset søkerens behov og vurdere søkerens ferdigheter gjennom praktiske øvelser. Det er også utviklet et meldingssystem, som gjør det mulig å kommunisere mellom søker og saksbehandler underveis i søknadsprosessen.
3. Administrasjonsmodulen sikrer riktige brukertilganger og statistikk til beslutningstakerne.

VINN ble laget i Azure. Autentisering av brukerne ble gjennomført med ID-Porten og i tillegg er det etablert integrasjoner med KS FIKS (integrasjon mot folkeregisteret), GREP (sluttkompetanser), samt Kontakt og reservasjonsregisteret (KRR) / Maskinporten for autentisering mot KRR.

Verdi for kunden

VINN har gitt stor verdi for Trøndelag fylkeskommune. Den nye løsningen bidrar til oppfylling av deres digitaliseringsstrategi og bidrar til økt effektivisering av offentlig sektor.

Søknader til voksenopplæring vil med VINN være vesentlig mer brukervennlig og intuitivt enn tidligere. Dette styrker innbyggernes oppfatning av Trøndelag fylkeskommune og bidrar til økt positivt omdømme.

Med innføringen av VINN er Trøndelag fylkeskommune nå i en posisjon der de har fått strømlinjeformet et tidligere uoversiktlig sakskompleks og har et godt teknologisk utgangspunkt for videre verdiskapning for sine innbyggere. Vi har satt stor pris på å bistå Trøndelag fylkeskommune i dette prosjektet og ser frem til samarbeid også i tiden fremover.