Da Statsbygg skulle bli bedre på innovasjon, ønsket de å ta utgangspunkt i tjenestedesign og design-metodikk. Sammen med flinke folk fra Statsbygg har vi derfor jobbet med å utvikle rammeverk i tillegg til å teste ut nye, kreative arbeidsprosesser og -metoder – men viktigst av alt har kulturendring og kompetanseoverføring vært.
Verdien i dette prosjektet har handlet om å skape et nytt tankesett og en kultur som gjør at de ansatte i Statsbygg både tør og ønsker å ta i bruk nye verktøy, prosesser og metoder. Det ligger mye verdi i samarbeid og involvering – men da er det også nødt til å være på agendaen. Ved å få tankesettet og prinsippene for tjenestedesign opp i bevisstheten blant de ansatte, samt ved å bygge opp egne eksperter og fanebærere, har Statsbygg lykkes med å legge til rette for innovasjon i både stor og liten skala.
Men før vi kommer tilbake til hvordan de har lykkes, la oss spole tilbake.
–Vi ønsket et løft
Anett Andreassen, direktør for digitalisering og utvikling i Statsbygg, har vært sentral i dette arbeidet. Hun kan fortelle at det hele startet med en digital modenhetskartlegging ved hjelp av verktøy fra DIFI, nå DFØ.
– For halvannet år siden inngikk vi en rammeavtale med blant annet Bouvet for leveranser innen tjenestedesign. Dette gjorde vi fordi vi ønsket å bruke tjenestedesignere i prosjektene våre og for å øke vår interne kompetanse innen metodikken. I den sammenheng søkte vi om penger fra DIFI til digital kompetanseheving, forklarer Anett.
I forbindelse med denne søknaden måtte Statsbygg altså gjøre en digital modenhetskartlegging, hvor resultatet viste at innovasjon burde være et fokusområde.
– Utfordringen var at vi i Statsbygg ikke har hatt så mye fokus på innovasjon og derfor rett og slett ikke var gode nok på det området. Vi trengte å gjøre et løft med tanke på forståelsen av metodikken og evnen til selv å ta den i bruk. I tillegg ønsket vi å utvikle og etablere et metodeverk og en form for verktøykasse.
Utfallet av kartleggingen ble en utlysning til rammeavtalene for tjenestedesign, hvor Statsbygg ønsket å gjennomføre en kampanje høsten 2019 for å øke engasjement, forståelse og motivasjon rundt innovasjon. De ønsket også et metodeverk som skulle gjøre det enklere å løfte frem behov og ideer, slik at de raskere kunne komme frem til innovative og treffsikre løsninger på tvers av organisasjonen.
"Dersom vi skal bli bedre er vi nødt til å ta i bruk ny teknologi og finne metoder for å lykkes med implementeringen. Uten fokus på innovasjon blir vi stillestående".
– Ansatt i Statsbygg om satsningen
Innovasjon + tjenestedesign = sant
– Vi gikk inn i prosjektet med et ønske om å lære. I begynnelsen handlet det derfor mye om kartlegging og diskusjon. Hvordan skulle vi angripe det hele? Forslaget som kom ut av diskusjonene ble en problemløserkampanje hvor ansatte i Statsbygg kunne sende inn sine problemer, behov og utfordringer. Vi ønsket ikke gjennomførte innovasjoner eller fokus på løsninger. Vi var på jakt etter viktige behov hos våre ansatte, som flere kjente seg igjen i, slik at vi kunne grave litt mer i hva som egentlig var problemet, forteller Anett.
Med over 800 ansatte, fordelt på flere ulike kontor, var én av utfordringene å skape blest og engasjement. Innsamlingen av problemene ble derfor gjort på ulike vis, blant annet gjennom fysiske postbokser og roll-ups plassert på alle kontorlokasjonene.
"Det er veldig bra å få frem problemer som det sikkert er flere som sliter med – selv om de blir innmeldt av enkeltpersoner. Jeg liker at vi ikke trenger å komme med ferdige løsninger, men at løsninger blir utarbeidet i felleskap med kollegaene. "
– Ansatt i Statsbygg om kampanjen
Heldigvis var engasjementet over all forventning, og til slutt ble det samlet inn over 100 problemer fra de ansatte. Gjennom kampanjen fikk Statsbygg testet metodeverket samtidig som de fikk skapt engasjement. De fikk også vist hvor verdifull tjenestedesignmetodikk kan være.
– Problemene som kom inn var både store og små. Alt i fra hvor vi skal legge mobilen når vi er på do og vasker hender, til at vi trenger en felles samarbeidsplattform. Til slutt plukket vi ut fem nominerte, som alle ble testet gjennom ulik workshopmetodikk. Vinneren ble problemet med størst potensial, forklarer Anett.
Potensialet ble vurdert ut ifra skalerbarhet og hvordan det kan bidra til måloppnåelse, samt at det helst skulle påvirke store deler av organisasjonen. Problemene som ikke ble trukket ut ble også kategorisert og tildelt til ansvarlig avdeling – for det var mye verdifullt som kom inn. Alle fikk tilbakemelding og oppfølging rundt sitt problem, noe som var veldig viktig for å vise at vi virkelig satte pris på alle innsendte behov og problemer.
Eirill Wiik, Tjenestedesigner I Bouvet og rådgiver i dette prosjektet, forklarer problemløserkampanjen slik:
– Vi knyttet prosjektet opp mot de strategiske målene Statsbygg hadde. Ønsket var å skape gnist og engasjement i organisasjonen samt å bygge kultur for å jobbe tverrfaglig på nye måter og å utnytte samarbeid på tvers. De fikk også viktig erfaring i bruk av metodikk og verktøy for å finne gode løsninger kjapt. Gjennom kampanjen stimulerte de til innovasjon fra brukernes perspektiv samtidig som de la til rette for at de i større grad skulle kunne transformere ideer til suksessfulle verdier.
Jeg må også poengtere at det var veldig gøy å se hvordan de ansatte kastet seg ut i det. De var uredde og tøffe, delte mye verdifull innsikt og samarbeidet godt på tvers. Åpenhet, mot og bred involvering er avgjørende for å lykkes med å endre arbeidsmåter og å lage treffsikre løsninger som svarer på reelle behov. Å endre måten vi jobber på er noe vi kan trene på ved å prøve og feile, og ikke minst ved å lære av egne og andres erfaringer.
Gjennom å ta i bruk tjenestedesignmetodikk underveis i prosjektet har Statsbygg fått verdifull erfaring i bruk av metodikken. I løpet av kampanjen ble det gjennomført flere ulike workshops, blant annet problemløsningsworkshops, samt en Google Design Sprint hvor deltakere fra Statsbygg, en UX-er (ekspert på brukeropplevelse) og en utvikler fra Bouvet sammen laget en digital prototype av konseptet. Metodikken har de også tatt med seg i arbeidet etter at prosjektet ble avsluttet og er nå en del av Statsbyggs verktøykasse.
Under kan du se litt mer av hva vi gjorde sammen i løpet av Google Design Sprinten
"Verden rundt oss forandrer seg. Derfor er det ikke en mulighet å fortsette som før. Hvis vi i Statsbygg er innovative, kan vi være med å forme fremtiden istedenfor å reagere på endringer."
Ansatt i Statsbygg
Veien fremover er spennende – og et nyoppstartet fasilitatorteam byr på store muligheter
– I etterkant av kampanjen har vi jobbet masse med både vinnerproblemet og andre gode innspill vi fikk inn i løpet av problemløserkampanjen. Et eksempel er vårt nye møteledelseskurs som kommer som en direkte effekt av et innspill rundt møteledelse. Her har tjenestedesignmetodikk blitt brukt fra start til slutt av prosjektet – og det kuleste er at det er våre egne folk som har ledet arbeidet. Som en følge av kompetanseoverføringen underveis i prosjektet har vi nemlig opprettet et internt fasilitatorteam vi kaller smøreteamet, forklarer Anett.
Smøreteamet er et team sammensatt av 20 av Statsbyggs ansatte, spredt rundt om i organisasjonen. Dette teamet har fått introduksjon til og opplæring i bruk av tjenestedesign og relevante verktøy, eksempelvis Miro. Disse kan nå fasilitere problemløsningsworkshops for prosjekter i organisasjonen, og kan komme inn som nøytrale fasilitatorer og hjelpere i ulike prosesser.
Gjennom denne satsningen er Statsbygg rigget for å kunne ta problem, behov og bruker på alvor. Det gjør at de kan jobbe systematisk med konkretisering av problemer, slik at de løser de riktige utfordringene. Samtidig har det også bidratt til en endring i hvordan de jobber.
– Hele prosjektet har gjort masse med kulturen vår. Vi ønsker en kultur hvor det er lov til å teste og utfordre sannheter, og det merker jeg at vi er blitt flinkere til allerede. Vi ser også på hvordan vi gradvis kan bruke metodikken inn mot utviklingsprosjektene og kjerneområdene våre. Samtidig skal vi fremover sørge for å få enda bedre virksomhetsarkitektur og smidigere prosesser. Vi skal feile raskt, optimalisere og forbedre oss, avslutter Anett.
Ønsker du også å lykkes med bruk av tjenestedesign for å løse utfordringer? Her er våre beste tips
- Kompetanseoverføring. Det er mange virksomheter, både offentlige og private, som spør etter rammeverk, metoder og verktøy. Men uten selvtillit og erfaring med bruk av det ser vi dessverre alt for ofte at det blir liggende i en skuff eller i en mappe på SharePoint, rett og slett fordi det krever endring i måten å jobbe på. Kompetanseoverføring er derfor en nøkkel for å lykkes. Det handler om å bry seg om kunden. Ideelt sett skal vi gjøre oss overflødig – noe som høres rart ut, men det er sannheten. I dette prosjektet har det vært kult å se hvor villige Statsbygg har vært til å lære hvordan de skal gjøre dette selv.
- Utvikling av tankesett og fokus på samarbeid. Ofte er utvikling av tankesettet enda viktigere enn selve metodikken, fordi det utfordrer måten dere er organisert på, kulturen deres og måten dere jobber. Det handler om å legge til rette for å være en gjeng som tror på hverandre, deler med hverandre og støtter hverandre. Det blir å gjenta en floskel, men det handler også om å bryte ned siloer. Felles forståelse er helt avgjørende for å lage mer treffsikre løsninger, og gjennom tjenestedesign blir de viktigste behovene løftet frem og prioritert.
- Du må tørre! Det å tørre å gjøre noe uten å vite hva resultatet blir, begi deg ut på noe som kanskje ikke løser alle problemene samtidig, men angripe ting fra en annen vinkel – det er så viktig. Samtidig må du også tørre å stå lenge nok i problemer. Grave litt i det, og ikke hoppe rett på løsninger. Da blir sannsynligheten mye større for at du løser de riktige problemene, og at løsningene på disse blir mer treffsikre.
- Du må alltid ha god forankring i organisasjonen og støtte fra toppledelsen.
- Google er fullt av gode verktøy og metoder. Det handler om å være nysgjerrig og modig. Og hvis du ønsker en prat om hvordan komme i gang, så kan du jo ta en prat med oss!
Ta kontakt for en prat om hvordan vi kan hjelpe deg med å lykkes med tjenestedesign eller innovasjon!
