Hva skjer når "Teams-stormen” er over?

Plutselig foregikk alle møter i Teams! Det bare skjedde, og var i mange tilfeller lite planlagt. Mange fikk lite opplæring, og læringskurven var bratt for noen, for de som skulle sette opp løsningen og de som skulle bruke den.

Etter omstillingen har de fleste innsett at dette er et verktøy de kommer til å fortsette å bruke mer også etter at Korona-krisen er over. Da er det viktig å se på hvordan løsningen er satt opp og om den er rustet for fremtiden. Det er essensielt at løsningen fungerer bra.  Er den tilpasset hvordan dere er organisert og hvordan dere ønsker å jobbe?

Hvem skal rydde opp etter stormen for å få kontroll og oversikt, slik at Teams blir et hyggelig og produktivt sted å jobbe fremover? Etter å ha jobbet både i og med Microsoft Teams siden lanseringen – lenge før korona – ønsker jeg å dele mine beste tips til å løse det jeg anser som de fem viktigste utfordringene for å lykkes med Teams fremover: 

Utfordring 1
– mye ligger ikke der det burde 

Møter og direktesamtaler i Teams er fine funksjoner som er enkle å bruke, men det som blir delt der blir lagret i brukernes OneDrive om du ikke er veldig bevisst. Det burde ha ligget i organiserte team. Hvorfor? 

• I team er det er lettere å melde inn og ut medlemmer som har behov for tilgang 

• Data blir tatt vare på om noen slutter og deres OneDrive blir slettet 

• Innholdet blir søkbart for alle med tilgang 

Løsning: 
Siden mye av informasjonen nå ligger tilgjengelig kun for de som deltok i møtene og samtalene, må disse ta ansvar for å flytte informasjon til riktig sted. Stikkordet her er å gjøre en innsats for å se på hvilken informasjon som skal lagres hvor (i hvilke team). Kjør gjerne en workshop for å kartlegge dette. Sørg deretter for å opprette nye grupper og lag en veiledning som viser hvordan man flytter! 

Utfordring 2
– bruke erfaringene til forbedring 

En del av det som har skjedd og blitt sagt og gjort i Teams, burde vært delt med flere. Kanskje burde det medført endringer i eksisterende retningslinjer, rutiner, og metoder? Nå er det kanskje noen som ser behovet for å opprette en sjekkliste for «effektive møter i Teams»? 

Løsning: 
Gjennomfør «lessons learned»! Kjør møter eller workshops for å se hva dere har lært av å jobbe i Teams og finn ut hva som bør bli endret av retningslinjer, rutiner m.m. Som alltid bør noen få ansvaret for å gjennomføre dette og sørge for at det blir gjort. 

Utfordring 3
– mange og uoversiktlige grupper

De fleste som implementerer Teams, lar brukere fritt få opprette nye team. Det blir en overveldende liste med team i Teams og mye tid går til å navigere mellom dem. Brukerne sliter gjerne med å finne riktig team, fordi gruppene er mange og kanskje heter nesten det samme. Den enkle løsningen for brukerne er gjerne å skjule team de ikke bruker, men også dette kan være tidkrevende (og du må vite hvordan du gjør det!). 

Løsning: 
Rydd! Office 365-administrator kan ta ut en liste over alle team, som dere går igjennom for å se hvilke som bør bli slått sammen og hvilke som bør slettes. Deretter bør dere komme frem til en navnestandard (f.eks. gode, beskrivende navn eller et prefiks som indikerer formål eller eier). Vi anbefaler å etablere en bestillingsløsning for nye team, som automatiserer bruk av navnestandarden. Eksisterende team kan dere endre navn på, slik at de harmonerer med den nye navnestandarden. 

Utfordring 4
– det er kaos innad i gruppene 

Når du tar i bruk en løsning uten skikkelig opplæring, og samtidig ikke har utarbeidet gode retningslinjer, blir resultatet ofte kaos. Noe lagres i mapper, noe i kanaler og noe ligger i OneNote. Alle har tilgang til å lage kanaler og de har i tillegg navn som overlapper hverandre. Plutselig er det vanskelig å vite hvor du skal skrive innlegg og hvor du skal dele filer... 

Løsning: 
Endre rettighetene for teamene i Teams, slik at det er kun eier som kan opprette kanaler. Endre navn på kanalene, slik at de tematisk ikke overlapper – det skal ikke være tvil om hvor du starter en samtale eller deler en fil! Husk å flytte filer til en annen kanal før du sletter kanalen! (Skulle du glemme det, kan du gjøre det i SharePoint i etterkant.) Vi anbefaler også å utarbeide et sett av retningslinjer og rutiner som dokumenteres i et «governance-dokument». 

Utfordring 5
– vi kan ikke alt, og nye funksjoner kommer 

Selv om de fleste nå har tatt i bruk Teams og gjennomføring av møter går forholdsvis greit, er det alltid noen som ikke har fått med seg alt eller gjør ting på en litt tyngre måte enn de må. I tillegg har Microsoft rullet ut mye ny funksjonalitet den siste tiden – hvor var knappen som var der i går? 

Løsning: 
Sørg for at de ansatte har et sted å henvende seg for å få svar på sine spørsmål, og ikke anta at alle synes at det å bruke de nye verktøyene er enkelt. Brukeradopsjon bør fortsatt være i fokus. Vi anbefaler at det bygges opp et ambassadørnettverk som kan hjelpe de ansatte, og at det etableres et hjelpesenter for å finne svar på spørsmål og tips til bruk. Dersom dette ikke er tilstrekkelig, kan det bygges på med ulike webinarer og kurs.