Fagforbundet har ved hjelp av lavkode og Power Apps automatisert flere av sine interne manuelle prosesser fra blant annet Word og Excel. Dette har frigjort tid som de kan brukes til andre viktige oppgaver.
Dette er Power Apps
Power Apps er en plattform utviklet av Microsoft og som har et sett med applikasjoner og tjenester som lar virksomheter prosesser, bygge applikasjoner, analysere data og skape gode løsninger med lite eller ingen kode. Power Apps inneholder en rekke maler og komponenter som gjør det enkelt å integrere data fra ulike kilder og å lage apper som fungerer sammen med andre Microsoft-produkter, som for eksempel SharePoint, Dynamics 365 og Teams. Power Apps er et kraftig verktøy for å automatisere arbeidsflyter og forbedre produktiviteten for virksomheter.
Ønsket enklere prosesser
En viktig del av Fagforbundets digitaliseringsstrategi er å skape bedre og mer effektive prosesser. Organisasjonen hadde mange manuelle prosesser og ønsket derfor å benytte teknologien de allerede hadde for å oppnå resultater.
–Det har vært mye manuelt arbeid i form av skjemaer, dokumenter og e-post. Organisasjonen hadde derfor et stort behov for en hverdagsdigitalisering som raskt kunne løse våre behov og gjøre organisasjonen mer selvhjulpen, sier Tommy Due-Løvaas, leder for IT og digitalisering i Fagforbundet.
Han forteller videre at de allerede hadde verktøyene fra Microsoft til å lage Power Apps og derfra var ikke veien så lang.
–Med Power Apps kan vi lage både kompliserte og enkle apper og det er mange muligheter og nivåer en kan jobbe med og summen av dette er at vi har satt digitaliseringen i bevegelse.
Slik ble Power Apps løsningen
Rådgiver og utvikler i Bouvet, Petter Sørum Hansen, er en av de som jobber med å forenkle prosessene sammen med Fagforbundet. Han forteller at de tidlig så at prosessene kunne forbedres med Power Apps.
–Etter at vi sammen med Fagforbundet kartla behov og mangler tok det ikke lang tid før prototyper var klare og Fagforbundet har nå utviklet flere løsninger som raskt har forenklet prosessene deres.
Eksempler på tjenester som har gått over til Power Apps og hvordan de ble laget:
Tariffplanlegger
En av utfordringene var å få en god og lett tilgjengelig oversikt over pågående arbeidsprosesser og ansvarsområder knyttet til forhandling av nye tariffavtaler.
Basert på innledende innsiktsarbeid og samtaler rundt behov og ønsker til funksjonalitet ble det utarbeidet et løsningsforslag basert på Power Platform. Det ble tidlig avklart at gjennomføringen ville være en iterativ prosess med smidig metodikk der utforming og flere ønsker til funksjonalitet ble avstemt underveis gjennom hyppige arbeidsmøter, og tett dialog med produkteier. Dette bidro til å gi prosjektgruppen en kort vei til å forstå mulighetsbilde i plattformen, samtidig som det ga oss en god indikasjon på at behovet var oppfattet riktig.
Nåværende løsning som Excel-ark, ble erstattet med en canvas-app i PowerApps. Åpningsbildet i appen starter med en filtrert oversikt over det mest aktuelle, som er avtaler under arbeid. Oversikten gir også varsling på avtaler som mangler viktige opplysninger, samt når neste planlagte aktivitet i forhandlingene skal skje. Søk og filtrering på avtaledetaljer gjør det enkelt å gjenfinne avtaler. Brukerne har også mulighet for å begrense utvalget til avtaler der de selv har en aktiv rolle.
Det ble laget en integrasjon mellom Fagforbundets eksisterende avtaledatabase (API) og løsningen. Dette sørger for at grunnleggende data om avtalene automatisk fylles ut og holdes oppdatert.
Med denne appen har kunden fått et planleggingsverktøy for arbeid med nye tariffavtaler. For de enkelte avtaleperiodene brukes en «tidslinje» der planlagte aktiviteter registreres, samt «roller» som gjør at det enkelt kan slås opp og registreres ansatte med ansvarsområder.
.png)
.png)
Hjemmekontorløsning
Fagforbundet ønsket å få bedre kontroll på hvem som har søkt om bruk av hjemmekontor, hvem som har gyldige avtaler og samtidig forenkle søknadsprosessen mellom ansatte og ledere.
Eksisterende løsning var et skjema som en word-mal de fylte ut og sendte videre på e-post. Denne malen ble erstattet med et flertrinnsskjema i Power Portals. Visningen presenterer en tydelig tidslinje over ulike steg brukeren må gjennom for å fylle ut søknaden. Når søknaden er utfylt og innsendt, vil den ansattes nærmeste leder varsles og vedkommende kan behandle søknaden ved å godkjenne eller avslå.
.png)
Møteplanlegger
Bakgrunnen for prosjektet var et ønske fra Fagforbundet om å forbedre flyt og håndtering av matbestillinger til forbundets møter med en brukervennlig og lett tilgjengelig løsning.
Utgangspunktet var et bestillingsskjema som et Word-dokument. Dette ble erstattet med en Canvas-app i Power Apps. Tidlig i prosjektets fase ble det avklart at løsningen også burde håndtere reservasjon av møterom. Det ble derfor laget en integrasjon med Exchange/Outlook så brukere på en enklere måte kan gjøre alt på et sted.
Det første brukeren ser er en visning for booking av møte. Her er det mulig å opprette et nytt møte eller velge fra et eksisterende møte i Outlook. Brukeren har også mulighet til å booke møterom i denne visningen. Basert på hva brukeren velger som møtetidspunkt, foreslås det en plan for måltider. Deretter velger brukeren mat til de ulike måltidene basert på valgt tidsplan. Etter at bestillingen er gjennomført vil brukeren få en bekreftelse på e-post om hva de har bestilt, og de som skal håndtere nye bestillinger blir varslet om at ny bestilling har kommet inn. Når bestillingen er utført vil bestiller få varslet om dette.
.png)
.png)
Fagforbundet har fått bedre prosesser og fornøyde brukere
Tommy Due-Løvaas forteller at ved å bruke lavkode og Power Apps har de fått mye bedre prosesser.
–Dette har gitt oss mange former for verdi. Vi har sluppet Excel som blir sendt rundt på e-post og der vi mister kontroll og kvalitet på innholdet. Vi har plassert eierskap i organisasjonen og vi har fått flere innovatører i organisasjonen, som ved hjelp av Power Apps har begynt å lage apper som er med å effektivisere hverdagen til mange.
Og at mottakere og brukere også er fornøyd er det ifølge Tommy ingen tvil om.
–De som eier løsningene er kjempefornøyd og synes dette er strålende. Vi kom opp med noe som er 100 ganger bedre enn det vi hadde. Dette er lavthengende frukt og vi vet at endringen har en verdi og settes pris på.
–Våre egne folk er nå i full gang med å kurses i verktøyet og planen er at vi skal øke innovasjonstakten i organisasjonen når flere og flere nå behersker verktøyet, sier Tommy Due-Løvaas avslutningsvis.
Ta kontakt om du vil vite mer om prosjektet eller hva vi kan gjøre for deg
.png.jpg?quality=85)
