Bouvet har samarbeidet med Klaveness AS for å etablere en effektiv struktur for samhandling og dokumenthåndtering ved bruk av Teams. Målet var å utnytte potensialet i Microsoft 365 ved å skape en felles forståelse av dokumenthåndtering og samtidig forbedre eksisterende arbeidsprosesser i disse verktøyene.
Kort oppsummert
Utfordringen: Det norske shippingselskapet Torvald Klaveness hadde mange dokumenter som lå lagret i lokale mapper og på SharePoint uten struktur, noe som skapte utfordringer innen samhandling, informasjonssikkerhet og effektiv bruk av nye løsninger.
Løsningen: En samlet og fremtidsrettet løsning for samhandling og dokumenthåndtering i Teams og SharePoint, hvor de ansatte nå bruker Teams som hovedverktøy.
Skapt verdi: Bedre kontroll og deling av dokumenter, effektiv kontraktshåndtering, større utnyttelse av Microsoft 365-plattformen, økt sikkerhet og spart kostnader på tredjepartsløsninger.
Suksesskriterier: Felles begrepssett (Term Store), bruk av Teams for daglig samhandling, automatisk godkjenningsflyt (Power Automate), involvering av brukerne i utviklingen og praktisk opplæring tilpasset deres behov.
Bakgrunn
Klaveness hadde en stor andel av sitt innhold på lokale mappestrukturer, i tillegg til SharePoint. Dette bød både på utfordringer spesielt med tanke på samhandling, informasjonssikkerhet og muligheten til å benytte nye fremtidige løsninger for innholdshåndtering og effektiv samhandling.
Slik ble løsningen
Arkitektur og migrering av innhold
Det ble fra start besluttet å etablere en løsning der de ansatte i hovedsak forholder seg til Teams. Forretningsenhetene ble samlet i større Teams med kanaler for hver avdeling og støtte for prosesser på tvers av avdelingene. Hensikten var å skape større synlighet på tvers av avdelingene i samme forretningsenhet, og dermed både unngå unødvendig opprettelse av nye Teams og øke sambruk av dokumenter fremfor å lagre kopier.
Vi etablerte en strukturert og fremtidsrettet løsning for samhandling og dokumenthåndtering i Teams og SharePoint, med særlig fokus på god informasjonsflyt, effektiv deling og brukervennlighet. Migrering fra lokale filservere og tett oppfølging av sluttbrukerne har vært sentralt for å sikre en løsning som fungerer i praksis.
Linda Berglund, konsulent i BouvetOpplæring
Opplæring ble gitt underveis og tilpasset brukernes behov. Det ble laget en rekke korte, oppgaveorienterte opplæringsvideoer til bruk og gjenbruk i selskapets LMS. Hensikten med dette var å gi de ansatte gjenkjennelige skjermbilder og basisopplæring i relevante oppgaver, basert både på innspill fra de ansatte og observasjon av hva mange opplevde som utfordrende. Et Microsoft365 ressurssenter ble etablert i SharePoint med egenprodusert innhold og innhold fra Learning Pathways som et supplement.
Kontrakts- og dokumenthåndtering
Klaveness ønsket en enklere og mer integrert løsning for kontraktshåndtering, som ble etablert i SharePoint med funksjonalitet for tilgangsstyring, påminnelser og oversikt over kontraktsstatus. Samtidig ble det utviklet en løsning for styrende dokumenter med tydelig kategorisering, godkjenningsflyt og automatisk publisering. Dokumenthåndteringen ble forenklet fra kladd til ferdig dokument, med støtte for kontrollert godkjenning og automatisk oppdatering av publiserte PDF-er.
Teknologi som ble brukt
Løsningene som ble etablert, baserte seg hovedsakelig på standard funksjonalitet i SharePoint og Teams. I SharePoint ble det etablert felles begrepssett i Term Store for å sikre enhetlig kategorisering av dokumenter. Dokumentsett med arv av metadata ble brukt der det var hensiktsmessig for å forenkle dokumenthåndteringen.
Highlighted Content web part med KQL-queries ble benyttet for å hente ut relevante dokumenter til forsidene for håndtering av kontrakter og styrende dokumenter. Arbeidsflyter for godkjenning og påminnelse ved utløpsdato ble satt opp i Power Automate for å sikre effektiv og automatisert prosessflyt.
Verdi for kunden
Å samle selskapets samhandling og dokumenthåndtering i Teams og SharePoint har muliggjort bruk av moderne verktøy, og lagt til rette for bruk av nye muligheter som Purview og M365 Copilot. God informasjonsstruktur, bruk av klassifisering og sensitivitetsetiketter vil kunne bidra til en mer effektiv og sikker håndtering av informasjon. Videre gir samlet håndtering av dokumenter mulighet for bedre kontroll, deling og forvaltning av dokumenter.
Kunden har flyttet sin kontraktshåndtering til SharePoint, og spart lisenskostnader ved å og avslutte en 3.partsløsning.
Om Klaveness
Torvald Klaveness er et norsk shippingselskap med visjonen “to improve the nature of shipping”. Innenfor IT og dokumenthåndtering er visjonen å være datadrevet og sikkerhetsorientert med mål om å forbedre shipping. Hovedkontoret er i Oslo, men selskapet har også kontor i Manilla, Singapore og Dubai.
