Lynkursdag: Alt dere vil vite om Microsoft 365 (bedriftsinternt kurs)

Microsoft 365 er hele pakken som inneholder OneDrive, Outlook, Teams, Word, PowerPoint, Excel, OneNote, SharePoint, Forms, ToDo, m.m. Dette er skybasert, det vil si at det lagres “i skyen”, og du har tilgang via de programmene som er innstallert på din PC, óg gjennom å logge inn på Office i nettleser der du har tilgang til det samme i online versjoner av de samme programmene. Office er og å finne som apper for mobil og nettbrett. Dette gjør at du kan jobbe hvor som helst, når som helst og jobbe sammen med andre kollegaer kan skje til ulike tidspunkter og så lenge du har internetttilgang. Office 365 inneholder mange verktøy som kan gjøre din hverdag lettere, så lenge man vet om de og vet hvordan man kan utnytte de på best mulig måte. Kurset går enda mer i dybden på det som er forklart her og hjelper deg å se flere muligheter til samhandling i din organisasjon.  

• Lokalt installert programvare og programvare tilgjengelig i portalen 
• Litt om nytt innhold i de vanligste Office-programmene 
• Lagring av filer og automatisk lagring 
• Samredigering: spor endringer, kommentarer, automatisk lagring 
• Hvordan finne en tidligere versjon av dokumentet 

OneDrive er hvor du lagrer ditt personlige innhold i skyen. Du finner din OneDrive i filutforsker og har et symbol som ser ut som en blå sky. På kurset vil du lære om hvordan filene er lagret i skyen og hvordan du har tilgang på filene lokalt på din maskin. Du vil også lære hvordan du deler en fil, og å holde kontroll på hvem som har tilgang, og hvilken type tilgang som finnes. 

Du har kanskje også opplevd å slette mye innhold i filen din, eller kanskje har du slettet hele filen? Du får også lære hvordan du kan finne igjen eldre innhold, eldre versjoner av filen din, samt å gjenopprette dersom hele ble slettet ved et uhell.  

Dette og mye mer får du lære på lynkurs i OneDrive.  

• Hva menes med å lagre i sky, og hvor finner jeg det igjen på min egen PC? 
• Din personlige lagring i sky – Hvordan virker dette lokalt og i sky? 
• Del arbeidet ditt med andre – lesetilgang og redigeringstilgang 
• Administrasjon av delte filer 
• Sletting og gjenoppretting av filer 
• Hva skjer når noe slettes? Og er det tapt for alltid?  
• Lagring, automatisk lagring og versjonslogg 

Microsoft Teams er stedet for samhandling. Her kan du dele filer, delta på digitale møter og konferanser, chatte, samredigere, se fremdrift I prosjekter m.m. I dette kurset vil du lære hvordan du håndterer fildeling, hva sammenhengen mellom Microsoft Teams og SharePoint er. Microsoft Teams kan gjøre samhandlingen knirkefritt, og har alle deltakerne en lik forståelse for håndtering av delte filer, har man en god start for nettopp dette. 

• Nav'et i Office 365 
• Filbibliotek i Microsoft Teams 
• Opplasting av filer til Microsoft Teams 
• Deling av dokumenter i chat og samtaler 
• Sammenhengen mellom Microsoft Teams og SharePoint 
• Smarte lenker til filer i Microsoft Teams 
• Metadata 

Microsoft Teams er blitt en av verdens største plattformer for digitale sammenkomster. I oktober 2020 meldte Microsoft om 115 millioner daglige brukere. Mulighetene for digitale videomøter er nå mange, og det utvikles stadig nye og smartere hjelpemidler. Lær hvordan løse de mest grunnleggende problemer med lyd og bilde, dele skjerm, vindu eller PowerPoint, planlegg et møte, start et møte umiddelbart, planlegge en livesending, opptak av møter, chat, ta i bruk grupperom og mye mer. Kurset skal gjøre deg kjent med mulighetene og få deg til å ville teste ut og bli en ekspert på digital samhandling.  

• Ulike måter å starte videomøter  
• Møte i kanal, møte i chat, planlagte møter og umiddelbare møter 
• Hvordan løse vanlige problemer med lyd og bilde  
• innstillinger og verktøy før og i møter 
• Break out rooms 

• Deling av skjerm  
• Deling av programmer og filer  
• Opptak av møter  
• Chat i videomøter  
• Direktesending 
• Møtenotater 
• tips og triks for å gjennomføre et godt møte og en god digital presentasjon 

OneNote er en stor notatbok med mange muligheter. Hold orden med inndelinger, sider og undersider, bruk koder for lettere gjenfinning, del en notatblokk med dine kollegaer, eller opprett en felles notatblokk direkte i teamet ditt i Microsoft Teams. OneNote gir deg uendelig med sider, og er tilgjengelig for deg fra arbeidsplassen eller når du er på farten. Kurset lærer deg hvordan du kan strukturere notatene dine, hvordan du deler de med dine kollegaer, hvordan nå de og mye mer.  

• Ulike versjoner av programvaren     
• Strukturen i notatblokker     
• Ulike måter å notere på     
• Merker og gjenfinning av merker     
• Smart organisering av notater     
• OneNote og møtenotater 

SharePoint – stedet hvor du kan dele, organisere og finne informasjon. Vi tar en titt på muligheter; intranett, dedikerte sider, del nyheter, del filer m.m. Her er det mye innhold og det kan være vanskelig å finne frem. Få en oversikt over filene du har tilgang til, jobb i og med filene, gjenopprett det som er gått tapt ved et uhell og lær deg sammenhengen mellom SharePoint og Microsoft Teams.

• Muligheter i SharePoint  
• Synkroniser til egen PC 
• Dokumentbiblioteket  
• Papirkurv 
• Tilknytningen til Teams 
• søk 

Det plinger i apper på pcen og mobilen opptil flere ganger i løpet av en arbeidsdag, og til tider kan det være vanskelig å følge med på oppgavene du skal følge opp i de ulike kanalene; teams, Outlook, planner osv. Og samtidig skal du være oppdatert på det som skal gjøres på hjemmebane. Appen ToDo samler alle slike oppgaver for deg. Den henter oppgavene du er tildelt i Planner, og mailene du skal følge opp i Outlook, samtidig kan du lage egne, personlige lister. Sett også på varsling slik at du får beskjed om oppgavene dine, så slipper du også å huske at du har de. Ingen flere gulelapper når du kan samle alt på ett sted.  

• Lister  
• Varsling  
• Oppgaver  
• Samhandling med andre apper  
• Del  

• Hvordan finne Forms?
• Undesøkelser og tester
• Forgreninger
• Sende ut Forms
• Samle inn resultater/svar

Planner er appen for oppgavestyring og er integrert på tvers av Microsoft 365-apper. Du finner den i portalen, legg den til som egen fane i teamet ditt eller sjekk oppgavene dine på farten ved å åpne Planner på telefonen din. Du kan tilegne oppgaver til de riktige personene, sett utløpsdato, prioriter og følg fremgangen – alt på ett sted! Lær dette, og mye mer om effektiv oppgavestyring i Planner.  

• Opprett planner  
• Tilegn oppgaver  
• Opprett samlinger (kategorier)  
• Sorter etter fremdrift, personer, kategorier m.m.  
• Gjør tilgjengelig direkte i Teams  
• M.m.  

• Laste opp video
• Tillatelser
• Kanaler
• Dele/distribuere video

Når du oppretter ett team blir du satt som teamets eier. Som eier av et team får du muligheter til å sette begrensninger og tildele rettigheter til dine medlem, men er det forskjell på et åpent team og et lukket team? Kurset tar deg gjennom hvordan du kan administrere teamene dine slik at du drive teamarbeid på en tydelig og oversiktlig måte for alle som deltar.  

• Hvordan administrere tillatelser og rettigheter i ditt team   
• Generelle innstillinger du må kjenne til   
• Hvordan håndtere medlemmer  
• Merker/tags for enklere å kunne nå medlemmer i teamet   
• Generelt-kanalen – du bestemmer hva som skal kunne gjøres der 
• Kontroll på fellesnotatene med OneNote 

Microsoft Teams gir også mulighet for å samle alle felles samtaler på ett sted, og legge de under riktige kategorier. Start en samtale i innlegg, under riktig team og kanal, tagg og varsle de du ønsker å gjøre oppmerksom, og legg inn en god og informativ beskjed. Ved bruk av formateringsverktøyet og en felles forståelse av de ulike varslingsmåtene vil informasjonen havne der den skal og være lett å finne fram til og finne tilbake til. Hold styr på skriftlige diskusjoner – lær triksene for god felles kommunikasjon. 

• Bruk av emne 
• Formatering av teksten 
• Innlegg eller kunngjøring? 
• Hvem skal kunne svare 
• Håndtering av viktige meldinger 
• Må andre varsles om det du skriver? 
• Publisering i flere kanaler samtidig? 

Hold kontakten med dine kollegaer i en privat chat, enten én til én, eller en gruppechat. Del idéer, filer, ring dem opp; alt inne i teams appen. Men hvor blir filene dine av, og er det mulig å slette en chat, klarer du å holde orden på alle du snakker med og hvem har egentlig tilgang? Vi kan allerede si her at chaten din er privat og kun de som legges til har tilgang, men der er så mye mer som kan læres. Dette tar deg steget videre for en enda mer effektiv bruk og forståelse rundt privat chaten i Microsoft Teams.    

• Formatering  
• Del filer (filplassering)  
• Start en videosamtale  
• Tilgjengelighet  
• varslingsinnstillinger  

Microsoft 365/Office 365 er et godt verktøy for god og effektiv samhandling. Ved automatiske lagring mister du aldri de siste endringene, og du vil ha tilgang på dokumentene dine både på pc, i Microsoft Teams og i online versjon.  Jobb sammen og se hvor kollegaene dine jobber i Word- dokumentet, PowerPoint- lysbildene eller i Excel-regnearket, legg inn kommentarer ulike steder og Spor endringer.  Ved noen anledninger vil du ha behov for å jobbe uforstyrret i et felles dokument – på kurset lærer du også hvordan du kan sjekke ut et dokument, og sjekke det inn igjen når du er ferdig med dine endringer.  

Lær de små triksene som gjør deg mer effektiv og som gir en smidig samhandling.  

• Grunnleggende prinsipper for all samhandling 
• Lagring og automatisk lagring 
• Versjonslogg 
• Hvordan hente eldre versjoner 
• Samredigering 

De fleste har deltatt på møter hvor det plutselig har kommet et spørsmål eller en test på skjermen – lær deg å gjøre dette selv! Kurset tar for seg hvordan du kan lage spørsmål og tester til bruk under møtet på forhånd, mens møtet pågår, de ulike spørsmålstypene, hvem som skal ha mulighet til å se svarene og hvordan ta vare på svarene etter møtet.

Ofte har man behov for at møtedeltakerne deles inn i grupper hvor gruppene skal kunne diskutere og jobbe med separate oppgaver uten at deltakerne må avslutte hovedmøtet og starte egne møter. Lær deg hvordan du kan opprette grupperom i et møte før møtet, mens møtet pågår, gi navn til rommene, fordele deltakere til rommene, flytte deltakere fra et rom til et annet og hvordan du kan gjenbruke rommene i møtet.

De fleste jobber mye i Teams, men kjenner ikke til mulighetene man har for å tilpasse Teams. Kurset tar for seg innstillingene i Teams slik at deltakerne kan stille inn Teams slik at programmet passer for dem og deres preferanser. Vi tar også for oss hvordan brukerne kan tilpasse status som viser om man er opptatt eller ledig, bruk av fraværsassistent, oppsett av varsler og telefonsvarer.

Har du ofte kjent på savnet etter et lerret å skrive og tegne på som er felles for alle deltakerne i et møte? Da bør du gjennomføre dette kurset! Kurset viser hvordan man kan bruke den digitale tavlen til idémyldring både før, under og etter møter. Kurset viser deg også alle de tidsbesparende malene som er tilgjengelig i programmet, riktig bruk av de viktigste verktøyene og hjelpemidlene og beskyttelse av hele eller deler av tavlen for endring.