Kunsten å bestille prosjekter og oppdrag

Med stadig større tempo innen digitalisering og en jungel av nye «buzzord» kan det være vanskelig å vite hva bedriften faktisk trenger og hvilken retning man skal ta. Det kan føles som om det ligger et press på å gjøre «noe» som man ikke helt klarer å definere. En god leveranse er et resultat av god kompetanse både hos bestiller og leverandør. Det er ekstremt vanskelig å komme med gode løsninger hvis det er uklart hva som egentlig trengs eller hva målet med bestillingen er.

• Vi trenger hjelp med målbilde
• Vi må ha en omnikanalstrategi
• Vi vil bli mer synlige
• Vi må personifisere og automatisere
• Vi må ta en tydeligere posisjon og øke kjennskapen og kunnskapen om merkevaren
• Vi vil ha bra presentasjons og opplæringsmateriell av bedrifter, produkter, tjenester som for eksempel animasjonsfilm
• Vi vil øke omsetningen innen 2 år

Det er stadig vanskeligere å vite hva som faktisk trengs for å henge med på notene. I denne tidvise frustrasjonen er det også et press om å komme frem til gode svar på kort tid, noe som ofte fører til kortsiktige, dyre og mindre gode løsninger. Tidligere var det enkelt å formulere en kravspesifikasjon og få konkrete svar på denne, men vi ser stadig at kravspesifikasjoner raskt blir utdaterte og baserer seg på å løse gårsdagens utfordringer, ikke morgendagens.

For å kunne levere best mulig trengs

• innsikt
• forståelse av utfordringen
• kompetanse
• metodikk
• tillitt
• tydelige mål

Når en spesialist blir hentet inn for å løse mer eller mindre spesifikke problemer er vi avhengige av å ha en god forståelse av utfordringen dere som kunde står ovenfor men også ha et tydelig definert målbilde for å gi en tydelig retning. Så hvordan går man frem for å bestille dette? I de videre avsnittene ser vi på 6 faktorer som er viktige å huske på når det skal gjøres en bestilling.

1. Konkretisering av utfordringen

Ofte vet vi at vi må gjøre noe men det er kanskje ikke helt tydelig hva. Gjennom samtaler, workshoper og andre virkemidler kan vi begynne å grave dypere i hva som egentlig er utfordringen og formulere en eller flere muligheter. I jakten på en god og rask løsning kan ofte forprosjekter føles unødvendig langtekkelige fordi man sterkt ønsker å komme frem til en løsning. Likevel er det nødvendig å gjøre analyser og ta seg tid til å forstå omfanget av situasjonen for å kunne treffe enda bedre med den endelige løsningen.

Et godt forhold, tillitt og løpende dialog sammen med fleksible arbeidsmetodikker gjør at man kan legge langsiktige planer som er smidige nok til å endre kurs underveis når det blir nødvendig. Vi jobber ofte ut fra lean metodikk som krever høy involvering fra produkteier og konsulenter, og som gir rom for å fokusere på de arbeidsoppgavene som gir størst mulig nytteverdi til enhver tid og dermed hensyntar endringer i din situasjon.

2. En tydelig kommunisert retning

Når utfordringen er tydelig definert og begge parter har en god forståelse av hva utfordringen er legges fokuset over på å finne ut av hvor du vil. Hva ønsker du å oppnå? Målbildet må defineres og dine ønsker kartlegges for å finne frem til operative/strategiske og overordnede/delmål. Vi må ikke bare finne ut av hvor vi skal ende opp til slutt, men også sette delmål for å bryte ned løsningen i faktiske arbeidsoppgaver.

Dette lar oss også tilrettelegge for vurderinger og målinger underveis som gir klare tilbakemeldinger på om vi er på stø kurs eller ikke. Kanskje endrer forutsetningene seg underveis eller kanskje vi ikke ønsker å gå for den løsningen vi så for oss til å begynne med, nå som vi har en bedre forståelse av utfordring og mål. Ved å ha et klart rammeverk med delmål kan vi enkelt justere på løsningen og deretter tilpasse arbeidet uten at det sløses bort tid og penger på unødvendig dobbeltarbeid og usikkerhet. Det er også i stor grad med på å etablere tillitsforholdet fordi begge parter har en bedre felles forståelse av forventningene til prosjektet. Klare mål og tydelig retning gjør det også mer behagelig for deg som produkteier å gi frihet til teamet slik at det blir mindre fokus på akkurat hvordan arbeidet blir utført, så lenge målene blir nådd innenfor de rammene som er satt. Dette fordrer selvsagt transparens, en god dialog underveis og et ryddig rapporteringssystem fra oss som leverandører.

3. Rette kontaktpunkter og intern forankring

Når vi har en bedre forståelse av hvor vi skal begynne vil det også å danne seg et bilde om hva slags kompetanse som trengs for å komme dit. Det kan være du i utgangspunktet planla å bygge en ny nettside men underveis i prosessen fant ut at

• Dette nye prosjektet vil få betydelige konsekvenser internt i bedriften, noe som krever internkommunikasjon og utforming av en ny strategi
• Det blir mange komponenter å holde styr på i prosjektet og analyse både før, under og etter vil gi bedre kontroll og fleksibilitet
• Vi har ikke kapasitet til å produsere opp innholdet til nettsiden internt og trenger hjelp
• Det nye nettstedet trenger søkemotoroptimalisering for å gi oss bedre synlighet når vi lanserer

Plutselig trengte markedsavdelingen å inkluderes og du hadde behov for en strategisk partner for endringsledelse, digital rådgivning, innholdsproduksjon, analyse og design. Da er det viktig å ta hensyn til at hver av disse også muligens trenger interne sparringspartnere og man må stokke kortene på hvem som skal involveres i prosessen. Ofte endres ikke dynamikken i teamene når disse nye behovene oppdages og prosessen videre blir mindre effektiv fordi man ikke har rette kontaktpersoner og beslutningstakere for de nye arbeidsoppgavene og fordi at det ikke er god nok intern forankring så prosessen stadig bremses når nye parter skal involveres underveis i prosessen.

4. En optimal struktur for samarbeid

Når man har kartlagt hvilken kompetanse som trengs er det på tide å sette sammen gode team. Et godt sammensatt team som består av både interne og eksterne ressurser som kan sparre i prosessen er helt avgjørende. Det er tross alt du som kunde som kjenner din bedrift best, og vi som spesialister som stiller parate til å bidra med vår spisskompetanse. Ofte er det flott å ha en utenforstående med en ny tilnærming til problemet som kan utfordre eksisterende holdninger og meninger for å sørge for alle steiner snus for å finne den optimale løsningen.

I prosessen med å sette sammen det optimale teamet dukker det opp flere sentrale spørsmål

• Hvilke interne ressurser skal vi selv stille med?
• Hvilken ekstern kompetanse kreves?
• På hvilket tidspunkt i prosessen skal de ulike ressursene inkluderes i prosjektet?
• Hvilken arbeidsmetodikk skal vi bruke?
• Hvor mye skal vi selv lære slik at vi selv kan betjene den ferdige løsningen?

Ofte er dette punkter som er forhåndsbestemt i en kravspesifikasjon, men vi ser til stadighet at situasjonsbildet er endret fra innhenting av tilbud til prosjektstart. For å sikre at man får en best mulig start er det også viktig å være villig til å ta et steg tilbake og se at man har rett folk på rett plass til rett tid.

5. Et helhetlig oversiktsbilde og innsikt

Rett oppsett og valg av analyseverktøy er helt avgjørende for å kunne følge med på progresjon og stake kursen videre like mye som å validere løsningen og videreutvikle denne. Det holder ikke å følge magefølelsen eller synse. Selv om innsikt er innlemmet i de fleste arbeidsmetodikker er det ofte ikke spillerom til å utnytte analyser og innsikt til det fulle. Det er ofte en omfattende innsiktsfase i begynnelsen av prosjektet hvor hovedparten av budsjettet for analyser brukes opp, så syker den gradvis jo lenger inn i prosjektet man kommer. Dersom man var klar over hvilken gullgruve videre innsikt og analyse er både for sluttresultatet men ikke minst for effektivisering av arbeidsprosessen ville nok ikke dette skjedd like ofte.

Ofte vil en hypotese- og målbasert utvikling, såkalt Lean være å foretrekke. Fokuset på validert læring innebærer at vi til enhver tid begrenser oss til å lage kun det som må lages - såkalte Minimal Viable Products (MVPs). MVP er motivert av "build, measure and learn"-prosessen fra Lean Startup. Dette innebærer at man hver gang man lager noe nytt også må ha en plan for validering - hvordan man måler innvirkning på bruker og påvirkning på den totale løsningen - og en prosess som tilrettelegger for å lære av denne dataen og videreutvikle og lansere på nytt. Dette lar en bygge videre på det en vet fungerer etter sin hensikt - og fortsette å validere. Fortsette, endre retning, stoppe og begynne på nytt.

Dersom analyse og innsikt prioriteres og innlemmes gjennom hele prosessen får man svar på viktige spørsmål som ofte kan gi kostnadsbesparelser og som ikke minst kan gi faktiske beviser på effekten av prosjektet. Dette kan blant annet være:

• Hvor mange mennesker scroller helt ned til bunnen av siden og ser innholdet vi har lagt der?
• Hva skjer hvis vi bruker andre call to actions?
• Hva skjer hvis vi endrer på informasjonsstrukturen?
• Finner besøkende det innholdet de leter etter?
• Er load time på nettstedet bra nok?
• Klarer vi tydelig å kommunisere det vi ønsker til de som besøker nettstedet vårt?
• Er kjøpsprosessen sømløs eller mister vi potensielle kunder fordi trakten har for mange steg?
• Blir de viktigste sidene på nettstedet ditt funnet av potensielle kunder når de søker?
• Fører den nye Facebook filmen til bestillinger?
• Tiltrekker vi oss rett publikum på nettsiden?
• Finner de besøkende på nettstedet vårt det de egentlig leter etter?

Ved å inkludere et analyseteam i prosjektet har du mulighet til å gjøre testing underveis i prosessen med realtime data og faktiske kunder for så å kunne justere med en gang og ikke minst drive effektiv videreutvikling av prosjektet.

6. Realistiske forventninger til pris

Dette er selvsagt helt avhengig av forespørselen som kommer inn. Dersom det er en kravspesifikasjon eller et anbud ligger det allerede føringer med hensyn til pris. Det kommer likevel inn mange forespørsler som er mindre håndfaste. Det er vårt ansvar som leverandører å gi realistiske forventninger til hva prosjektet vil koste og ikke minst gode redegjørelser for hvorfor.

For å kunne levere en løsning som er spesialtilpasset til enhver gruppe er det vanskelig å predikere hvor mye tid som må brukes på en løsning på forhånd ettersom hver kunde og hver situasjon er unik. Dette medfører gjerne usikkerhetsmomenter. Når man arbeider etter Lean metodikk og ønsker rom for å arbeide på en fleksibel måte er det ofte slik at fastsatte budsjetter legger begrensninger på arbeidsflyten. Basert på estimerte kostander og rammer, et tydelig målbilde, god involvering, gjensidige tillit, testing og validering vil det utvikles bedre og mer lønnsomme løsninger.