Farvel, e-post. Velkommen, Teams

Hvis du jobber i prosjekter, stoler du trolig først og fremst på e-posten i hverdagens gjøremål. Det kan komme til å endre seg, mener Ginevra Testa. Som rådgiver og kursleder i Bouvet hjelper hun våre kunder og kursdeltakere å jobbe smartere.

­­– Microsoft Teams er et veldig fleksibelt verktøy, som kan gjøre hverdagen smidigere og mer oversiktlig for folk som deltar i prosjekter – som vi jo gjør, nesten alle sammen. Mange vil kunne oppleve at Teams overtar for e-post som den viktigste kommunikasjonsplattformen.

– Hva vil du framheve som konkrete fordeler ved Teams?

– Teams vil kunne løse opp i kompleksiteten mange virksomheter har i dag. Verktøyet kobler sammen kjente og nye samarbeidsverktøy fra Office 365 med mange gode tredjepartsløsninger for prosjektstyring, fillagring etc. på en smertefri måte. Som matematiker er jeg opptatt av smart struktur, og i Teams blir filer, samtaler og ulike verktøy strukturert automatisk. Samtidig er det viktig at denne strukturen er fleksibel og gir muligheter for tilpasning. Vi mennesker jobber ikke så godt i rigide firkanter. Jeg mener at Teams balanserer struktur og fleksibilitet på en genial måte.

– Er Teams beslektet med Microsoft SharePoint?

– SharePoint er utgangspunktet og grunnlaget for Teams, som er veldig annerledes og ganske banebrytende sammenliknet med opphavet. Du trenger ikke å beherske SharePoint for å bruke Teams, som er designet for å være enklere å sette opp og ta i bruk. Det kan likevel hende at noen vil savne muligheten for å skru sammen ting slik de er vant til i SharePoint. Teams er mer «ut av boksen».

– For øvrig utvikles Teams kontinuerlig – ikke minst på bakgrunn av brukernes tilbakemeldinger. Jeg er selv aktiv på UserVoice og forskjellige blogger, og det er gøy å oppleve at forslagene man har fører til endring. Det er i det hele tatt spennende å følge med på «oppveksten» til denne tenåringen!

Hvem er den typiske kursdeltakeren?

– Kurset i Teams samler folk fra mange ulike fagfelt: HR, IT, prosjektmedarbeidere og -ledere, høyere ledelse og folk som er ansvarlige for intern kommunikasjon, digitalisering, arkivløsninger eller intranett. Blant annet.

– Hva er du spesielt opptatt av å formidle til kursdeltakerne?

– At Teams er et verktøy som kan brukes ut av boksen. Samtidig er det essensielt å definere noen kjøreregler for å unngå kaos. Teams er svært brukervennlig, og det at det lett å få til de enkle tingene uten omfattende opplæring. Likevel er det slik at man må dykke under overflaten for å finne funksjonaliteten som virkelig revolusjonerer hverdagen. Disse godbitene finner man ved hjelp av god opplæring og ved å utforske på egen hånd.

– Hvis du ikke gir deg selv tid til å utforske Teams og hvordan det kan hjelpe deg i hverdagen, er det lett å falle tilbake til gamle mønstre og metoder. Jeg jobber selv med prosjektverktøy daglig, og det er veldig viktig for meg at Teams ikke ender opp som «enda en app», men faktisk er til nytte. Moralen er: utforsk, diskuter verktøyet med kolleger og ha det gøy med å feile og lære! Det finnes ingen fasit.

– I tillegg understreker jeg alltid at selv om Teams forenkler samarbeid – og med god grunn omtales som «hubben for samarbeid» – løser det ikke alle utfordringer. Det er viktig å avdekke behovene Teams eventuelt ikke dekker, slik at folk får et realistisk bilde av hva løsningen kan gjøre for dem. I tillegg understreker jeg alltid betydningen av en samtale ansikt til ansikt. Det kan være et mer effektivt «verktøy» enn digitale kontaktflater.

Hvilken faglig bakgrunn har du?

Jeg har master i anvendt matematikk med fordypning i systemdynamikk, systemtenkning, management og bærekraftighet. Jeg har jobbet som analytiker, prosjektleder og rådgiver, hovedsakelig i energimarkedet og i offentlig sektor. Det siste året har jeg jobbet som rådgiver i Office 365. Før det var jeg en vanlig bruker – nysgjerrig og ofte forvirret.

– Og når du ikke jobber?

– Navnet mitt avslører kanskje at jeg er halvt italiensk? Jeg vokste opp i Torino. Ja, med Fiat, Juventus og Barbera! Etter noen mellomstasjoner i Portugal og Nederland har jeg bodd og arbeidet i mitt andre hjemland. Jeg setter stor pris på naturen i Norge, og jeg elsker å gå på ski med Kvikk Lunsj i sekken. Ellers er jeg interessert i mye forskjellig, fra simuleringsmodeller til musikk, dans og yoga.

– Hvordan er det å jobbe som kursleder i Bouvet Kurs?

– Det er veldig givende. Både når jeg holder kurs i Bouvets lokaler i Oslo, eller reiser ut for å holde bedriftsinterne kurs, møter jeg nysgjerrighet og engasjement. Folk ønsker å lære og dele, og de har ofte variert bakgrunn. Det skaper dynamiske diskusjoner hvor vi lærer av hverandre. I tillegg har vi det ofte veldig gøy. Latter gir bedre læring, det er jeg sikker på!

Her finner du mer informasjon om kurset Lær deg Microsoft Teams.