Datadrevet virksomhet – Teknologi og mennesker i samspill

Kort fortalt baserer en datadrevet virksomhet sine beslutninger på data og innsikt, fremfor erfaring eller magefølelsen. Ved å hente ut, strukturere og sette dataene i sammenheng, skapes verdi. Virksomheten har et bedre beslutningsgrunnlag og større mulighet til å forbedre prosesser, kan gi bedre oppfølging av og riktig informasjon til beslutningstaker til rett tid. 

–Vi opplever ofte at det er en utfordring for en del virksomheter å se helheten, forteller forretningsutvikler i Bouvet, Marianne Skau.

–Virksomheter har forskjellig utgangspunkt. Noen ser på det å bli datadrevet i et overordnet og helhetlig perspektiv, andre har av ulike årsaker en mer silobasert tilnærming og noen har ikke et bevisst forhold data i det hele tatt, med unntak av økonomiske resultater/ data, sier hun. 

Marianne forteller videre at å ta utgangspunkt i virksomhetens ståsted er avgjørende for å sikre at organisasjonen tar dataene i bruk. Fordi å bli datadrevet innebærer så mye mer enn det teknologiske aspektet. Teknologien gjør det mulig å samle og tilgjengeliggjøre dataene, men det er organisasjonen og menneskene som jobber der som skal skape verdi ut av dem.

Viktige spørsmål man bør søke svar på er:

• Hva ønsker vi å oppnå?
• Hvor står vi i dag og hvilke rammebetingelser må vi forholde oss til?
• Hvilke data har vi og hva eventuelt mangler?
• Hva skal dataen brukes til?
• Hvem eier dataen?
• Har man kompetansen i organisasjonen til å gjøre nytte av dataene?

Vi i Bouvet har vår kjernekompetanse på den tekniske siden av det å bli datadrevet. Vår tilnærming tar utgangspunkt i organisasjonens ståsted, slik at vi kan identifisere hva som må gjøres for at organisasjonen skal evne å ta dataene i bruk. Derfor bør man også ha en helhetlig tilnærming hva gjelder Data Management (retningslinjer for bruk av data i organisasjonen), dataplattform (teknisk) og Data governance (policy og kvalitet) for å være en datadrevet virksomhet.

Første steg er å ha en plattform på plass

Morten Mjelde, utvikler og data engineer i Bouvet, forteller at det er viktig å ha en plattform på plass for å innhente riktige data. Man kan godt begynne i det små, men det er en fordel med kompetanse innen infrastruktur, programmering, data engineering og dataanalyse. 

En datadrevet organisasjon krever også tydelige roller, struktur, prosedyrer og tilgang til data.

–Virksomheten må kunne hente inn, prosessere og organisere data, for så å gjøre dem tilgjengelig for de personene eller systemene som skal ha tilgang, sier han. 

Når systemet og metoden for å innhente data er på plass, må de tas i bruk på riktig måte. Ifølge leder for en enhet innen plattform, innsikt og analyse i Bouvet, Joar Ulversøy, er menneskene en svært viktig faktor for å lykkes.  

–Det er prosessene menneskene jobber med, som endres og som kan forbedres. Men da må det være en vilje til å faktisk prøve noe nytt, selv om det er litt uvant i starten, sier han, og gir et eksempel: 

 En fornøyelsespark ønsker å gi alle sine besøkende og ansatte en god opplevelse. For å oppnå dette, er viktig å ha riktig antall ansatte på jobb. Ikke for få, da det kan gi en dårlig opplevelse for besøkende og vil være stressende for de ansatte. Og ikke for mange, for da kan det bli en kjedelig arbeidsdag for de ansatte. Samtidig er det også i både ansatte, eiers og besøkendes interesse at kostnadene holdes så lave som mulig for å kunne ha en attraktiv pris på tjenestene og varene som tilbys. For å få en mer nøyaktig prediksjon av dette, trenger de en kilde til innhenting av data. Historisk sett er besøkstall ofte påvirket av været, så de bestemmer seg for at værvarselet bør være en datakilde.  
 
For å få en så nøyaktig prediksjon som mulig, henter de inn data fra flere kilder: Værvarsel, forhåndsbestillinger og historiske data - altså besøks- og salgstall fra tilsvarende perioder. De velger en prediksjon på fem dager fremover. 
 
Ved å samle inn, analysere og strukturere disse dataene, får de en god indikator på hvor mange som vil besøke parken, og dermed bestemme seg for hvor mange som må være på jobb den dagen, samt hvor mye iskrem som må kjøpes inn.

ILLUSTRASJONEN VISER at fornøyelsesparken har en god oversikt over hvor mange gjester parken tror kommer, hvor mange is man tror blir solgt og hvor mange ansatte som bør være på jobb i dagene fremover.
 

Ulversøy forteller videre at å bli datadrevet også er en modningsreise. En del av denne modningsreisen er å få kulturen i virksomheten til å se nye muligheter, omstille seg til kontinuerlig forbedring gjennom felles innsikt basert på stadig bedre verktøy og avansert analyse. Dette kan styre virksomheten til å bruke ressursene på en bedre måte, som i dette tilfellet ikke ha samme bemanning – uansett vær. 

–Endringsledelse treffer bedre når det utvikles verktøy som må benyttes i arbeidshverdagen for å gjøre bedriften bedre. I eksempelet over så er det de som jobber med å sette opp hvem og hvor mange som skal være på jobb som må endre sin arbeidsmåte. Samt de som bestiller is, sier Joar Ulversøy.  

Skal man lykkes med å bygge en datadrevet organisasjon må det tas en beslutning som forankres i ledelsen og kommuniseres til alle ansatte.

Verktøyene og virksomheten er om bord – hva nå?

Start med et konkret og overkommelig mål, noe som gir verdi.  Altså det minste som må på plass for at man skal ha nytte av arbeidet. Dette gir teamet et kortsiktig mål å jobbe mot, og de som skal bruke systemet bør være en del av (eller i det minste tilgjengelig for) dette teamet fra dag en. 

–Det nytter ikke å legge opp til en løsning som først kan brukes om to år. Man bør helst kunne gi et resultat om noen måneder. Dette vil også gi teamet erfaring som de kan ta med seg når de skal videreutvikle systemet, sier Morten Mjelde. 

Videre er det smart å bruke tid på de tidlige stegene som dataforvaltning, data engineering, infrastruktur, utviklingsmetodikk, tilgangskontroll, osv. Det er alltid fristende å gå rett til analysen, men om man hopper over for mye på veien så ender man ofte kun opp med en fancy proof-of-concept.

Når Bouvet går inn i et slikt prosjekt så supplerer vi kundens kompetanse med vår. 
Ofte jobber vi med å definere tidlige og tydelige mål, i samarbeid med kundens egne domeneeksperter. Underveis har vi hatt fokus på å lage løsningen slik at kunden selv skal kunne, helt eller delvis, overta den videre utviklingen.

Vil du vite mer om hvordan din virksomhet kan bli datadrevet? Kontakt oss: