Ny teknologi utfordrer måten vi jobber på, organiseres, samhandler og oppfører oss. Derfor er det viktig å tilrettelegge for en god digital arbeidsplass ved å ta i bruk og utnytte mulighetene som ligger i nye verktøy.
Når løsningene er på plass, har virksomheten bedre grunnlag til å bruke data for å ta gode beslutninger, øke sikkerheten, optimalisere prosesser og hente ut verdier. Men for å virkelig lykkes med digital arbeidsplass er det viktig å tenke på den menneskelige siden av endringen!
Dersom virksomheten lykkes med å innføre og løfte den digitale arbeidsplassen vil de oppnå gevinster som:
- Levere bedre og mer effektivt på forretningsmessige mål og strategier
- Å være godt rustet for virksomhetens nåværende og fremtidige oppgaver.
- Verdiskapning gjennom god og effektiv arbeidshverdag.
- Bedre samhandling ved at arbeidsoppgaver gjøres på en smartere og tryggere måte.
- Et godt og attraktivt arbeidsmiljø, hvor ansatte kjenner mestring og opplever verdi.
Sammen med kundene har Bouvet utviklet metodeverk
Mange virksomheter har allerede implementert Microsoft 365-plattformen, men på grunn av pandemien opplever flere at de ikke i tilstrekkelig grad har klart å hente ut de verdien, eller den effekten, av den investeringen de har gjort.
Våre konsulenter hjelper kunder i alle sektorer med innføring og opplæring av Microsoft 365. Basert på innsikt fra flere av våre kunder, har vi utviklet LØFT, et metodeverktøy som bidrar til å oppnå større verdi og gevinster gjennom sikker, målrettet og smart bruk av mulighetene som ligger i Microsoft 365.
Statens Vegvesen er en av våre kunder hvor vi benytter dette metodeverket, for å øke gevinstene og legge til rette for bedre bruk av Microsoft 365. Her deler vår konsulent, Margrethe Ackermann hvordan verktøyet brukes for at virksomheter skal lykkes med innføring av digital arbeidsplass.
Fem suksesskriterier for å lykkes
Margrethe forteller at det kan bli kostbart hvis de ansatte ikke får gjort jobben sin på en god måte, enten ved at de ikke kan bruke verktøyene godt nok eller at de ikke dekker nødvendige behov.
– La oss ta et eksempel på en virksomhet med rundt 200 ansatte. Hvis hver av de bruker en halvtime hver dag på knot og krøll er det 13,5 antall årsverk i løpet av et år. En helhetlig innføringsplan med fokus på brukeren er derfor viktig for å få ut de effektene virksomheten ønsker.
Bouvet tar utgangspunkt i disse suksesskriteriene:
Bygg kompetanse
Bygge kompetanse og mestring i hele organisasjonen ved hjelp av god opplæring og oppfølging tilpasset behov. Tydelig plan for forvaltning.
Helhetlig forankring
Tydelig forankring er avgjørende for en organisasjon i endring. For å lykkes må ledere på alle nivå gå foran og oppmuntre til nye arbeidsmåter og bruk av ny teknologi.
Del opp "elefanten"
Tydelig prioritering som er forankret i ledelsen. Disse deles opp i mindre aktiviteter hvor de viktigste gjøres først.
Forvent og informer
Det er avgjørende å øke bevisstheten og involvere ansatte med riktig informasjon. Hvordan vil dette påvirke den enkelte?
Synliggjør verdiene
En definert felles visjon som tydeliggjør de viktigste verdiene og hvordan suksess ser ut. Skape begeistring gjennom gode historier underveis.
–For hvert av disse stegene har vi bygget opp en rikholdig verktøykasse vi bruker aktivt i våre prosjekter, og som stadig utvides, forteller Margrethe.
Margrethe påpeker at det er viktig at det gjøres en god forankring og jobbes med digital arbeidsplass over tid, men det behøver ikke å ta all tiden i virksomheten.
–Det handler om å være smart, ta ut lavthengende frukter og gjøre ting steg for steg. Husk at elefanten kan spises i overkommelige mengder og ikke alt på en gang.
Slik foregår prosessen med implementeringen
Når Bouvet sammen med kunden skal løfte bruken av digitale samhandlingsløsninger er det tre tydelige steg i metodeverket. Hvert av stegene har definerte aksjonspunkter som skal bidra til målbare resultater og bidra til å hente ut mer verdi.
Status og felles forståelse
Hva har gått bra, hva har blitt krøll - og hva har vi ikke fått startet på?
Mål og prioriteringe
Del opp «elefanten», gjør kloke prioriteringer og skap engasjement. Sett engasjerende mål og gjør nødvendige prioriteringer.
Målrettede aktiviteter
Fokuser på de aktiviteter som sikrer læring, mestring og arbeidsglede
Hvilke aktiviteterne som er relevante vil variere, men basert på erfaring fra mange prosjekter vet vi at noe alltid vil være sentralt for å skape verdi.
Vil du vite mer hvordan lykkes med din digitale arbeidsplass? Vi tar gjerne en prat med deg
.png.jpg?quality=85)
